ㅤ
В Finmap термины «инвойс» и «счет-фактура» — это одно и то же. Это не просто счета для отправки клиентам, это инструмент, помогающий одновременно выставлять счет, фиксировать оплату и видеть реальную картину по деньгам в бизнесе.
ㅤ
Что дают инвойсы вашему бизнесу:
- Выставление счетов на оплату вашим клиентам
- Автоматизация – оплаченный инвойс сам создает движение денег в аналитике.
- Контроль долгов – вы четко видите, кто и сколько вам виноват.
- НДС под контролем — система сама считает налог и показывает, сколько нужно уплатить.
ㅤ
Как создать счет-фактуру
- Перейдите в раздел «Счета-фактуры»
- Нажмите «+Новый счет»
ㅤ
3. Заполните данные (клиент, сумма, дата оплаты и т.п.)
4. Щелкните «Сохранить» или «Сохранить и отправить»
ㅤ
После создания инвойса фиксируем оплату:
Вариант 1: Оплата «здесь и сейчас». Выберите счет, на который пришли деньги – и все! Инвойс получит статус «Уплачено», а сумма автоматически появится в вашем Cash Flow.
Вариант 2: Оплата позже. Вы можете просто сохранить инвойс. Он получит статус «Не оплачено». Как только клиент пришлет средства, вы сможете привязать этот платеж к инвойсу в один клик.
ㅤ
💡 Совет: Если дата плановой оплаты истекла, а деньги еще не поступили, Finmap автоматически подсветит инвойс статусом «Просрочено». Вы точно не забудете напомнить клиенту о долге.
ㅤ
ㅤ
Работа с НДС
Расчет НДС в сервисе максимально автоматизирован. В настройках стоит только включить НДС и указать его ставку (например, 20%) — после этого она автоматически добавляется во все новые инвойсы. Как только инвойс оплачен и к нему привязан платеж, система сама учитывает НДС и отразит данную категорию в аналитике.
*Доступ к настройкам НДС имеют только владелец или пользователь с полным доступом
ㅤ
ㅤ
Важно знать
- инвойсы автоматически попадают в аналитику после оплаты
- один инвойс — один привязанный к нему платеж
- сумма платежа должна соответствовать сумме инвойса
- прикрепление и открепление инвойса к операции отображается в «Истории действий»
- валюта платежа должна соответствовать валюте инвойса
ㅤ
📌После того, как инвойс привязан к платежу, его редактирование ограничивается. Если необходимо внести изменения, достаточно отвязать платеж, отредактировать инвойс и повторно зафиксировать оплату.
ㅤ
Часто задаваемые вопросы
Почему я не могу изменить сумму в инвойсе?
Если к инвойсу уже привязан платеж — сумма блокируется. Это защита от разногласий между документом и реальным движением денег.
Как изменить: отвяжите платеж → отредактируйте сумму в инвойсе → зафиксируйте новую оплату.
Почему инвойс светится как «просроченный»?
Это происходит автоматически, если дата оплаты уже истекла, а деньги в системе еще не зафиксированы. Этот статус ничего не блокирует, а лишь напоминает о дебиторке.
Как убрать: зафиксируйте оплату или измените дату оплаты в самом инвойсе на будущую.
Клиент заплатил не полную сумму – что делать?
В настоящее время в Finmap действует правило: 1 инвойс = 1 платеж на полную сумму. Если клиент заплатил часть:
Оставьте инвойс в статусе Not paid и отслеживайте остаток вручную.
Или (рекомендовано) разбейте заказ на два отдельных инвойса: один на уже пришедшую сумму, а второй — на остаток.
Можно ли выставлять инвойсы в долларах, если основная валюта – гривна?
Да, вы можете выбрать любую валюту при создании.
Важно: счет, на который вы принимаете оплату, должен быть в той же валюте, что и инвойс. Если инвойс в валюте – доллар, то и платеж должен прийти на ваш долларовый счет в системе.
Я удалил платеж – почему инвойс снова стал «Неоплаченным»?
Это верная логика системы. При удалении платежа из журнала связь разрывается и инвойс автоматически возвращается к статусу «Не оплачено» или «Просрочено». Деньги и документы всегда синхронизированы.
Где настроить НДС?
Это может сделать только владелец или пользователь с полным доступом.
Перейдите в соответствующую вкладку в разделе Счет-фактур и укажите необходимую ставку.
Можно ли редактировать инвойс после его создания, если он еще не оплачен?
Да, пока инвойс имеет статус «Не оплачено», вы можете изменять его данные (сумму, клиента, дату оплаты и т.п.).
После привязки платежа редактирование ограничивается.
Можно ли отправить инвойс клиенту прямо из Finmap?
Да, после создания инвойса выберите опцию «Сохранить и отправить».
Система сформирует счет и отправит его клиенту по указанному электронному адресу.
Можно ли дублировать инвойс, чтобы не создавать его с нуля?
Да, вы можете скопировать уже созданный инвойс и использовать его как шаблон.
Это удобно для повторяющихся услуг или постоянных клиентов.
Чи можна додати кілька позицій (товарів/послуг) в один інвойс?
Так, инвойс может содержать несколько строк с разными товарами или услугами.
Система автоматически суммирует общую сумм
Влияют ли инвойсы на аналитику, если они еще не оплачены?
Нет, в финансовую аналитику попадают только оплаченные инвойсы.
Неоплаченные счета отображаются только в разделе дебиторской задолженности.
Можно ли изменить клиента в уже созданном инвойсе?
Да, но только если инвойс еще не оплачен и к нему не привязан платеж.
ㅤ
💡 В итоге, инвойсы в Finmap – это способ контролировать и счета, и деньги без лишних действий и дублирования.
ㅤ