Как перенести данные из Excel в Finmap с помощью импорта
Чтобы не потерять данные предварительного учета и при этом не переносить все операции вручную, воспользуйтесь финкцией импорта из Excel. Это поможет перенести данные просто, быстро и без ошибок.
А после перенесения данных вы сможете выровнять остатки по счетам, в сервисе это делается очень просто.
1️⃣ Зайдите в ваш кабинет Finmap. В правом верхнем углу нажмите Настройки. В открывшемся окне нажмите Импорт.
2️⃣ Теперь выберите Excel.
3️⃣ В открывшемся окне можно:
🔹 Перетащите или выберите Excel-файл и собственно произведите импорт.
Это наш финальный шаг, к которому мы вернемся позже.
🔹 Скачать шаблон.
С его помощью будет проще создать файл Excel с данными. Вот с него и начнем. Жмем Скачать шаблон.
4️⃣ В файле Шаблон вы увидите 2 вкладки: именно Шаблон для внесения данных
И Инструкцию. В ней вы увидите подсказки по заполнению таблицы.
5️⃣ Перейдите во вкладку Шаблон и заполните ее вашими данными. Для этого:
🔹 Удалите данные, внесенные в шаблон для примера.
🔹 Обязательно заполните столбцы, отмеченные * (звездочкой).
Это:
— Дата платежа
— сумма в валюте счета
— со счета
— на счет
Другие – по желанию, но советуем их заполнять для получения более точной аналитики.
Важно! Не стоит менять названия в шапке таблицы – именно по ним Finmap ориентируется при импорте данных. То есть все названия колонок оставляем, как есть, заполняем только данные в столбцах.
Подробнее о каждом столбце:
⏩ «Дата платежа» — обязательно вносим в формате день-месяц-год. В качестве разделителя можно поставить точку, слэш, дефис.
⏩ «Дата начисления» и «Периоды начисления» (2 столбца) – вносим в таком же формате, как и в столбце «Дата платежа».
Колонку «Дата начисления» используем, когда необходимо начислить деньги не за период, а одной датой. К примеру, договор подписали в феврале, а доход ожидаем в марте. Тогда «Дата платежа» будет март, «Дата начисления» – февраль.
Когда мы используем «Периоды начисления»?
К примеру, нам нужно рассчитаться с сотрудником 5-го марта за февраль.
Вносим «Дата платежа» – 5 марта. «Периоды начисления» (дата «с»), период начисления (дата «по») — указываем даты, с какого и по какое число эта зарплата начислена, с 1 февраля по 28 февраля.
⏩ Сумма в валюте счета — сумма сделки в валюте того счета, на который будет происходить импорт. То есть если сумма зачислена на счет в гривне, укажите в этом столбце именно сумму в гривне.
Суммы вносим без пробелов, с учетом точек и запятых. Если вы внесете сумму с пробелом (например, 10 000), сервис учтет только цифру 10.
⏩ «Сумма в валюте компании» – если ваша компания создана в другой валюте (например, счет в долларах, а компания в гривне), здесь можно указать соответствующий эквивалент в валюте компании. Этот столбик не обязателен.
⏩ Столбцы «Со счета» и «На счет».
Если вы заполните только столбец «Со счета» — вы внесете расход.
Если вы заполните только столбец «На счет», вы внесете доход.
Если вы заполните оба столбца «Со счета» и «На счет» — вы внесете трансфер (перевод), то есть перемещение суммы с одного счета компании на другой.
Важно! Укажите названия точно так же, как в сервисе. Если ваш счет называется «банк» с маленькой буквы – так и укажите в шаблоне. Есть счет «Наличные» из большой — именно так и пишите в эту таблицу. Если название указано латиницей, напишите в шаблоне.
⏩ Колонки «Категория» и «Подкатегория» – можно внести название услуги или товара, название сайта и другое. Также заполняем в соответствии с теми Категориями и Подкатегориями, которые есть в сервисе, или что вы создали самостоятельно в сервисе. Названия должны совпадать.
Если вы вносите новую категорию или подкатегорию, которых нет в сервисе, Finmap автоматически их добавит.
⏩ Колонки «Контрагент», «Проект» — названия должны совпадать с тем, что есть в сервисе. Заполните эти колонки для уточнения, по какому проекту или с каким клиентом/поставщиком была совершена операция.
⏩ Колонка «Тег» – вы можете указывать с помощью них отличные характеристики того или иного проекта: акции, скидки, имена сотрудников, каналы продаж и многое другое.
Если вы хотите добавить нового контрагента, проект или тег, которых нет в сервисе, вы можете вписать их в Шаблон. Они будут автоматически созданы в Finmap при импорте.
⏩ Колонка «Комментарий» — здесь можно вносить любые заметки по трансакции в любом удобном и понятном для вас формате.
6️⃣ После заполнения сохраните шаблон.
7️⃣ Зайдите в ваш кабинет Finmap, в правом верхнем углу нажмите Настройки, выберите Импорт и нажмите Excel. Вновь откроется окно импорта.
Перетащите или откройте файл с заполненным шаблоном.
8️⃣ Далі натисніть кнопку Імпортувати. Все інше Finmap зробить за вас.
Импорт данных может занять некоторое время, в зависимости от количества данных. После чего вы увидите все данные, которые были внесены в Шаблон, в кабинете Finmap.
Все, импорт завершен 😊
Если у вас возникнут какие-либо вопросы по импорту, обратитесь к чату с поддержкой Finmap. Вам помогут в решении любого вопроса о возможностях Finmap или ведении учета.