За уровни доступов сотрудников к вашим данным в Finmap отвечает раздел «Пользователи». В этом разделе можно: добавлять новых пользователей, назначить им права, менять права для уже существующих пользователей, удалять пользователей.
У пользователя, создавшего аккаунт и Компанию по умолчанию устанавливается уровень доступа «Владелец». Это по сути полный доступ ко всем данным и отчетам.
Добавить сотрудника
Если необходимо добавить нового сотрудника, перейдите в раздел «Пользователи» и нажмите «Добавить сотрудника».
Никаких официальных данных Finmap не требует — просто указываем имя, которое вам удобно, почту, через которую сотрудник будет входить в Finmap, и выбираем должность.
Должность «Полный доступ» имеет такой же уровень доступа, как и у Владельца. Единственный нюанс – это отсутствие возможности удалять созданную компанию. Эта возможность сохраняется только у того человека, который создал компанию в сервисе.
Должность “Просмотр, редактирование и удаление на все” имеет схожий уровень доступов, что и “Полный доступ”, однако есть отличия. Данный уровень доступа не предполагает возможности добавлять, удалять сотрудников в компанию или редактировать их должности.
«Просмотр и редактирование на все» – сотрудник с таким уровнем доступа сможет анализировать данные в компании и вносить изменения в операции или сущности, но не сможет ничего удалять.
“Просмотр на все” – этот уровень доступа позволяет только просматривать и анализировать данные в компании. Также сотрудник сможет пользоваться фильтрами в компании, изменять язык интерфейса и написать в чат поддержки внутри сервиса.
Если нужной должности еще нет — создайте новую должность. Например, «мой помощник».
Теперь необходимо принять решение, к чему конкретно вы дадите доступ этому сотруднику. В Finmap есть несколько блоков, которые подробно описывают, к каким данным и операциям вы можете дать доступ своему сотруднику.
Первый блок — журнал Платежей. Он определяет какую информацию увидит или не увидит этот сотрудник в журнале. Если закрыть доступ ко всем счетам, не будет доступна и левая панель со списком счетов и остатками на них. Можете дать доступ только на просмотр журнала Платежей — в таком случае исчезнут кнопки добавления платежей сверху.
Можно также дать доступ только к некоторым счетам или некоторым контрагентам, категориями и так далее.
Второй блок — Аналитика. В зависимости от функций вашего сотрудника, дайте доступ к нужным ему отчетам. Например, возможность просматривать дебиторку и кредиторку, чтобы связываться с контрагентами, а также доступ к истории действий, так как помощнику понадобится информация, кто, что и когда вносил.
Третий блок — Будущие платежи. В Finmap все платежи разбиты на группы, благодаря чему можно сформировать основные аналитические отчеты и сгруппировать будущие платежи. Выберите, к каким группам будущих платежей должен иметь доступ ваш сотрудник. Например, скрываем инвестиции и дивиденды.
Четвертый блок — платежный Календарь. Вы можете открыть или закрыть доступ к данным Платежного календаря для сотрудника. Пятый блок — Пользователи. Если ваш сотрудник будет помогать вам добавлять других сотрудников в Finmap, оставьте этот раздел доступным для него.
Шестой блок — Настройки. Тут вы можете установить доступ к элементам меню «Настройки» для сотрудника. Например, можно оставить сотруднику доступ, чтобы помогал настраивать все процессы, не отвлекая вас. А вот доступ к настройкам по инвестициям и дивидендам стоит отключить.
Нажимаем сохранить должность. Сотруднику в этот момент уходит письмо о том, что его добавили в компанию и он может начинать работу. Ему останется только зарегистрироваться на свою почту и у него уже будет соответствующий доступ в вашу Компанию.
Удалить сотрдуника.
Чтобы удалить сотрудника (а вместе с ним и все доступы, которые вы ему предоставили), перейдите в раздел «Пользователи», нажмите на имени сотрудника и в открывшемся окне нажмите «Удалить».
Изменить уровень доступа сотрудника.
Чтобы изменить настройки доступа должности, перейдите в раздел «Пользователи», нажмите на должности сотрудника и в открывшемся окне измените разрешения на доступ к нужным вам разделам, отчетам, данным.
