Секретный гайд: Как эффективно выполнять работу и экономить время с помощью Finmap

ㅤВремя чтения статьи — 15 мин
ㅤFinmap
ㅤ

ㅤПеред вами не очередная статья или инструкция, перед вами секретный гайд, с помощью которого вы научитесь быстро и плодотворно работать в сервисе Finmap.
ㅤ
ㅤНиже для вас собран список полезных советов, сформированных из опыта наших ведущих финансистов, постоянных пользователей и службы поддержки.

ㅤ
1. Компания-черновик

ㅤДля того, чтобы проверить что и как работает в сервисе, создайте компанию-черновик и тестируйте импорт выписок и файлов, индивидуальных кейсов и вариантов структуры компании и тому подобное. Лучше потратить 5 минут на тестирование в черновике, чем потом исправлять все в основной компании.

ㅤ
2. Автоправила

ㅤУделите разово время для того, чтобы разобраться и настроить автоправила в компании. Это значительно сэкономит ваше время при дальнейшей работе с операциями. Ведь, благодаря автоправилам вы сможете создать условие при котором операциям, которые поступают по интеграции или загружаются через импорт, будут автоматически присвоены категория, контрагент, проект, тег на основе типовых комментариев.

📍 По отзывам наших штатных финансистов, этот инструмент способен забрать на себя до 80% работы по разнесению операций!

ㅤ
3. Сохраненный фильтр

ㅤСохраняемые фильтры помогают не только создавать собственные индивидуальные отчеты, но и полезны при работе с не разнесенными операциями. Создайте 2 фильтра в которых будут отмечены только «без категорий дохода» и «без категорий расходов» соответственно.

ㅤЭто позволит в два клика получать список операций над которыми надо поработать и сэкономит время на поиск этих операций в безграничном списке транзакций каждый раз. Используйте также сортировку по сумме, чтобы сразу отмечать типовые платежи с помощью массового редактирования и устанавливать категории в них.

📍 Установив категорию, операции автоматически исчезнут из списка, поэтому при необходимости сначала массово устанавливайте им контрагента/проект/тег, а уже в последнюю очередь добавляйте категорию. Не забывайте снимать флажок после того, как операции исчезнут из списка.

ㅤВы также можете поделиться сохраненными фильтрами с другими пользователями в компании, что поможет ускорить анализ финансовых показателей.

ㅤ
4. Тег «Внимание»

ㅤПри обработке операций вы можете использовать тег «Внимание» и добавлять его ко всем операциям, которые вызывают у вас вопросы. После вы сможете в фильтре выбрать только операции с этим тегом и за один раз разобрать с руководителем или менеджером, что же это за платежки.

ㅤТаким образом вы не будете отвлекаться каждый раз на уточнения и на догадки, что же это были за операции. С таким тегом можно создать сохраненный фильтр.

ㅤ
5. План-факт

ㅤВ сервисе Finmap не предусмотрен детализированный инструмент по план/факту, однако делимся «рабочей схемой» возможного бюджетирования:

1. Создаем будущую операцию на последний день месяца с соответствующей категорией (например Фонд заработной платы). Устанавливаем полную сумму — бюджет на этот месяц.
2. В течение месяца сверяем фактические операции, которые прошли по этой категории с планом, который был установлен.
3. Сверять удобно в отчетах, используя круговую диаграмму — если фактические операции занимают меньше 50% — то за рамки бюджета не вышли.
4. В начале нового месяца плановые операции вы можете снова перенести на последний день периода и отредактировать сумму бюджета при необходимости.

ㅤ
ㅤ📍Вышли ли за рамки общего бюджета можно также просмотреть не только в круговых диаграммах, но и в первом графике — больше ли сумма будущих или меньше.

ㅤ
6. Закрытие периода и «История действий»

ㅤКогда финансовый период закрыт, важно уберечь данные от случайных правок и изменений со стороны коллег.
ㅤДля этого мы предлагаем к соответствующим операциям добавлять тег «Закрытый период». При этом в настройках должности коллег ограничить редактирование операций с этим тегом.

ㅤ
ㅤПри этом если кто-то и внесет операцию за этот период, то ее быстро можно будет идентифицировать с помощью фильтра — в ней не будет установлен тег «Закрытый период».ㅤㅤ
ㅤК тому же отчет «История действий» позволит вам отследить, кто и когда вносил операции или изменения в них.

ㅤВ этом отчете вы можете легко проверить все действия, связанные с транзакцией, нажав на кнопку «Просмотреть все действия».

7. Неденежная или материальная задолженность. Склад

ㅤЧасто при авансированной оплате за товар или услугу возникает неденежная или материальная задолженность, когда поставщик/подрядчик уже получил средства и свои обязанности еще не выполнил. Чтобы фиксировать ее в сервисе мы рекомендуем создать отдельный счет и вносить на него те суммы, которые ожидаем получить в форме товара или услуги. ㅤ
ㅤ
ㅤПри необходимости счет можно скрывать, чтобы он не влиял на общий баланс компании. При этом в Дебиторке будет четко видно кто и сколько еще должен товаров/услуг.
ㅤ
ㅤВ отчетах Деньги и Прибыль можно создать сохраненный фильтр, в котором снять флажки с категорий, которые будут отвечать за неденежную/материальную задолженность для «чистой» аналитики.

ㅤ📍По этой же аналогии можно вести склад в денежном выражении для общего учета товаров и их остатков.

ㅤ
8. Эмодзи

ㅤДля визуального выделения определенных данных мы предлагаем использовать эмодзи и смайлы. Для их добавления в название сущности, нужно кликнуть правой кнопкой мыши и из списка выбрать пункт «Смайлы», или же скопировать нужный смайл с другого ресурса, например мессенджера. Эмодзи обычно вставляют в начале названия сущности, например счета, для их визуальной группировки и разделения.

ㅤ
9. Расширенная иерархия

ㅤВ сервисе доступны такие уровни иерархии: проект — категория — подкатегория. Если вам не хватает еще одного уровня иерархии, или группировки категорий, то попробуйте указывать название или номер группы в названиях категорий.
ㅤ
ㅤ📍 Для контрагентов также применяется этот лайфхак, для обозначения всех клиентов или поставщиков, ставьте перед их названием пометку — «Кл:» и «Пос:», соответственно. Это позволит вам быстро отфильтровать и найти из списка только определенный тип контрагентов.