У цій інструкції ми розглянемо перенесення вже існуючої структури вашого бізнесу до сервісу Finmap через функціонал імпорту, а саме за допомогою імпорту з Excel за шаблоном.
Можливо, ви вели облік у Google-таблицях або Excel і доходи та статті видатків для себе вже виділили. Для того, щоб уникнути ручної роботи та рутинного внесення існуючої структури, до сервісу був доданий функціонал імпортування файлів Excel.
1️⃣ Перейдіть до розділу Налаштування та виберіть Імпорт.
2️⃣ Знайдіть у вікні, що відкриється, Excel.
3️⃣ Натисніть кнопку Excel у меню. Після чого відкриється вікно і в ньому під кнопкою завантаження файлу, ви знайдете шаблон.
4️⃣ Завантажте файл на ваш пристрій та переходіть до роботи з ним.
5️⃣ Відкрийте шаблон, він буде виглядати ось так.
Кожна колонка відповідає сутності та елементам у сервісі, які містить у собі операція.
6️⃣ Видаліть з шаблону всю інформацію-приклад.
Важливо! Назви колонок не видаляйте і не редагуйте.
7️⃣ Для перенесення даних відкрийте ваші звіти. Для зручності можна розташувати з одного боку екрану порожній шаблон, з іншого боку звіт. Наприклад, ось так.
8️⃣ У файлі з вашим звітом відразу можна відредагувати назви, прибрати непотрібні символи.
Розберемо кожну колонку по порядку:
Перша колонка — Дата платежу*
До неї ми внесіть дату фактичного надходження або списання коштів.
Друга колонка — Дата нарахування
До неї ми внесіть дату правочину. Колонка не обов’язкова до заповнення. Ми можемо залишити її порожньою або заповнити за необхідності.
Колонки Період нарахування (Дата “з”) та Період нарахування (Дата “по”)
Відповідають за операції категорій Зарплата та Податки.
Колонка Сума у валюті рахунку*
Сума у валюті саме вказаного вами рахунку.
Колонка Сума у валюті компанії*
Сума в основній валюті вашої компанії у Finmap.
Колонки, що відповідають за рахунок
Для того, щоб показати, що це саме прибуткові операції, використовуйте колонку “На рахунок”.
У колонці “На рахунок” вкажіть назву рахунку, на який прийшли гроші.
Аналогічно з видатковими операціями.
У колонці “З рахунку” вкажіть назву рахунку, з якого відбулося списання. При цьому суму ми вказуємо без знака “-”:
При формуванні операції переказу між рахунками, вкажіть назви рахунків в обидві колонки, відповідно до якого рахунку та на який рахунок були переведені кошти:
Колонка Категорія
У цю колонку ми вносимо “за що?” у конкретному випадку ми здійснили оплату або отримали оплату.
Колонка Підкатегорія
Уточнююча сутність, що знаходиться фактично під вашою основною категорією. У сервісі, наприклад, загальна категорія може бути “Продаж товару”, а підкатегорія — “Одяг”:
Колонка Контрагент
Інша сторона у трансакції. При продажі — клієнт, при покупці — той, у кого купуєте (постачальник), при позиці — банк або той, хто вам цю позику видав, і так далі.
Колонка Проект
Проектами можуть виступати ваші напрями бізнесу, локації продажу, окремі проекті/об’єкти тощо.
Колонка Теги
Теги є аналогічним додатковим інструментом для глибокої аналітики вашого бізнесу. Наприклад, номер договору, акції, знижки, менеджер, канал просування — будь-що.
Колонка Коментар
До неї можна внести будь-яку уточнюючу операцію.
9️⃣ Після заповнення збережіть файл шаблону.
🔟 Далі знов у вашому кабінеті Finmap відкрийте Налаштування (верхній правий кут), виберіть Імпорт та Excel.
Сформований файл вам необхідно буде перетягнути в потрібне віконце або просто вибрати цей файл з папки, в якій він був збережений. Та натисніть кнопку “Імпортувати”.
1️⃣1️⃣ Коли всі дані будуть завантажені у Finmap, ви побачите, что у сервісі з’явились всі категорії, підкатегорії, теги, контрагенти тощо, які і потрібні для обліку у вашому бізнесі.
Тепер ви можете просто видалити операції, які внесли для прикладу. А ось сутності нікуди не дінуться та залишаться у сервісі для подальшого використання.
Якщо у вас виникнуть додаткові питання, ви завжди можете звернутися до нас у чаті підтримки, внизу з правого боку. Ми будемо раді допомогти вам!