Щоб не втратити дані попереднього обліку і при цьому не переносити всі операції вручну, скористайтесь фінкцією імпорту з Excel. Це допоможе перенести дані просто, швидко та без помилок.
А після перенесення даних ви зможете вирівняти залишки по рахункам, у сервісі це робиться дуже просто.
1️⃣ Зайдіть у ваш кабінет Finmap. У правому верхньому куті натисніть Налаштування. Та у вікні, що відкриється, натисніть Імпорт.
2️⃣ Тепер виберіть Excel.
3️⃣ У вікні, що відкриється, можна:
🔹 Перетягнути або вибрати Excel-файл і власне провести імпорт.
Це наш фінальний крок, до якого ми повернемося пізніше.
🔹 Завантажити шаблон.
З його допомогою буде простіше створити Excel файл з даними. От з нього і почнемо. Тиснемо Завантажити шаблон.
4️⃣ У файлі Шаблон ви побачите 2 вкладки: саме Шаблон для внесення даних
Та Інструкцію. В ній ви побачите підказки по заповненню таблиці.
5️⃣ Перейдітьна вкладку Шаблон та заповніть вашими даними. Для цього:
🔹 Видаліть дані, що внесені у Шаблон для прикладу.
🔹 Обов’язково заповніть стовпці, які відмічені * (зірочкою).
Це:
– Дата платежу
– Сума у валюті рахунку
– З рахунку
– На рахунок
Інші — за бажанням, але радимо їх заповнювати для отримання більш точної аналітики.
Важливо! Не варто змінювати назви в шапці таблиці — саме за ними Finmap орієнтується при імпорті даних. Тобто, всі назви колонок залишаємо, як є, заповнюємо лише дані у стовпцях.
Детальніше про кожний стовпець:
⏩ «Дата платежу» — вносимо обов’язково в форматі день-місяць-рік. Як роздільник можна поставити крапку, слеш, дефіс.
⏩ «Дата нарахування» та «Періоди нарахування» (2 стовпці) — вносимо в такому ж форматі, як і у стовпці «Дата платежу».
Колонку «Дата нарахування» використовуємо, коли необхідно нарахувати гроші не за період, а однією датою. Наприклад, договір підписали у лютому, а дохід очікуємо у березні. Тоді «Дата платежу» буде березень, «Дата нарахування» — лютий.
Коли використовуємо «Періоди нарахування»?
Наприклад, нам потрібно розрахуватися зі співробітником 5-го жовтня за вересень.
Вносимо «Дата платежу» — 5 жовтня. «Періоди нарахування» (дата “з”), Період нарахування (дата “по”) — вказуємо дати, з якого і по яке число ця зарплата нарахована, з 1 вересня по 30 вересня.
⏩ «Сума у валюті рахунку» — сума операції у валюті того рахунку, на який буде відбуватися імпорт. Тобто, якщо сума зарахована на рахунок у гривні, вкажіть у цьому стовпці саме суму у гривні.
Суми вносимо без пробілів, з урахуванням крапок і ком. Якщо ви внесете суму з пробілом (наприклад, 10 000), сервіс врахує лише цифру 10.
⏩ «Сума у валюті компанії» — якщо ваша компанія створена у іншій валюті (наприклад, рахунок у доларах, а компанія у гривні), тут можна вказати відповідний еквівалент у валюті компанії. Цей стовпчик не є обов’язковим.
⏩ Стовпці «З рахунку» і «На рахунок».
Якщо ви заповните лише стовпець «З рахунку» — ви внесете витрату.
Якщо ви заповните лише стовпець «На рахунок» — ви внесете дохід.
Якщо ви заповните обидва стовпця «З рахунку» та «На рахунок» — ви внесете трансфер (переказ), тобто, переміщення суми з одного рахунку компанії на інший.
Важливо! Вкажіть назви так само, як у сервісі. Якщо ваш рахунок називається «банк» з маленької літери — так і вкажіть в шаблоні. Є рахунок «Готівка» з великої — саме так і пишіть до цієї таблиці. Якщо назва вказана латиницею, так само напишіть у шаблоні.
⏩ Колонки «Категорія» та «Підкатегорія» — можна внести назву послуги або товару, назву сайту та інше. Також заповнюємо у відповідності до тих Категорій і Підкатегорій, що є в сервісі, або що ви створили самостійно в сервісі. Назви повинні збігатися.
Якщо ви вносите нову категорію або підкатегорію, яких ще немає в сервісі, Finmap автоматично їх додасть.
⏩ Колонки «Контрагент», «Проект» — назви також повинні збігатися з тим, що є у сервісі. Заповніть ці колонки для уточнення, за яким проектом або з яким клієнтом/постачальником було здійснено операцію.
⏩ Колонка «Тег» — ви можете вказувати за допомогою них відмінні характеристики того чи іншого проекту: акції, знижки, імена співробітників, канали продажів та багато іншого.
Якщо ви хочете додати нового контрагента, проєкт або тег, яких ще немає у сервісі, ви можете вписати їх у Шаблон. Вони автоматично будуть створені у Finmap при імпорті.
⏩ Колонка «Коментар» — тут можна вносити будь-які замітки по трансакції у будь-якому зручному і зрозумілому для вас форматі.
6️⃣ Після заповнення збережіть шаблон.
7️⃣ Зайдіть до вашого кабінету Finmap, у правому верхньому куті натисніть Налаштування, виберіть Імпорт та натисніть Excel. Знов відкриється вікно імпорту.
Перетягніть або відкрийте ваш файл з заповненим шаблоном.
8️⃣ Далі натисніть кнопку Імпортувати. Все інше Finmap зробить за вас.
Імпортування даних може зайняти деякий час, в залежності від кількості даних. Після чого ви побачите всі дані, які внесли у Шаблон, в кабінеті Finmap.
Все, імпорт завершено😊
Якщо у вас виникнуть будь-які питання щодо імпорту, зверніться до чату з підтримкою Finmap. Вам допоможуть у вирішенні будь-якого питання щодо можливостей Finmap чи ведення обліку.
