Звіт План/Факт — це звіт, який дозволяє порівнювати планові та фактичні фінансові результати за категоріями або проектами.
Цей звіт допомагає користувачам ефективно планувати бюджети, відстежувати досягнення цілей та контролювати відхилення в доходах та витратах.
📍 Де знаходиться звіт
Звіт План/Факт знаходиться в розділі Аналітика.
Він доступний для власників компаній та користувачів із системною посадою Повний доступ.
⚙️ Як формується звіт
За замовчуванням звіт створюється з такими фільтрами:
- По звіту Cash Flow.
- За поточний місяць;
- По категоріях.
За потреби ви може змінити тип звіту:
- Cash Flow — дані базуються на датах надходження/списання ваших платежів (враховуються лише фактичні платежі);
- P&L — дані базуються на датах/періодах угоди ваших платежів (враховуються лише фактичні платежі).
Також ви може застосувати фільтр за типом сутностей:
- По категоріях;
- По проектах.
📊 Як працює звіт
- Вам потрібно вибрати категорію і ввести заплановану суму доходів/витрат у відповідне поле, яке автоматично зберігає введене значення.
❕ Якщо ви додасте категорію, але не введете значення, дані про додавання категорії не будуть збережені після перезавантаження сторінки, оскільки вони зберігаються лише після введення суми.
- Заплановану суму можна змінити будь-коли.
- Фактичні дані автоматично підставляються зі звітів Cash Flow або P&L, залежно від обраного фільтра.
- Натискання кнопки «−» видаляє категорію зі звіту.
❕Якщо видалити категорію, яка містить підкатегорії, усі значення видаляються.
- Якщо сума в основній категорії становитиме 5000, але загальна сума в її підкатегоріях — 7000, система показуватиме іконку зі знаком оклику, що свідчить про помилку.
- При натисканні на суму фактичних доходів/витрат можна відкрити платежі, які відносяться до відповідної категорії за обраний часовий період.
- Якщо сума планових доходів/витрат перевищує суму фактичних, співвідношення фактичних доходів/витрат до планових буде менше 100%, а якщо сума фактичних доходів/витрат перевищує суму планових — більше 100%.
При більшій сумі фактичних доходів співвідношення фактичних доходів до планових буде зеленого кольору, що підкреслює позитивний фінансовий результат. При більшій сумі фактичних витрат співвідношення фактичних витрат до планових буде червоного кольору, це говорить про те що фінансовий план не було виконано.
📃 Експорт
Коли ви експортуєте дані зі звіту План/Факт, система створює XLSX-файл із таблицями як у звіті всередині сервісу відповідно до фільтрів, що застосовані у звіті на момент експорту.
📑 Історія дій у звіті План/Факт
Звіт містить окрему вкладку Історія дій, яка показує які сутності з якими сумами доходів/витрат були додані як планові, які суми планових доходів/витрат були відредаговані та які сутності були видалені зі звіту.
В Історії дій відображаються такі дані:
- Створення — коли було введено планову суму.
- Редагування — коли та на яку саме було змінено заплановану суму.
- Видалення — коли сутність було видалено зі звіту;
- Користувач — той, хто виконав дію.
- Час — точні день і час, коли була виконана дія.
- Період — визначений місяць, за який проводилося редагування суми.
Можливості фільтрації в Історії дій:
- Історія дій генерується окремо для кожного типу звіту: Cash Flow та P&L.
- Історію можна переглянути за типом сутностей: По категоріях та По проектах.
- Можна обрати також часовий фільр (даний фільтр враховує саме час здійснення певної дії: створення, редагування чи видалення).
Якщо сутність (наприклад, категорію чи проект) було видалено в Налаштуваннях, вона також відобразиться в Історії дій у звіті План/Факт як видалена та буде автоматично видалена зі звіту.