ㅤ
У Finmap терміни «інвойс» та «рахунок-фактура» — це одне й те саме. Це не просто рахунки для відправки клієнтам, це інструмент, який допомагає одночасно виставляти рахунок, фіксувати оплату і бачити реальну картину по грошах у бізнесі.
ㅤ
Що дають інвойси вашому бізнесу:
- Виставлення рахунків на оплату вашим клієнтам
- Автоматизація — оплачений інвойс сам створює рух грошей в аналітиці.
- Контроль боргів — ви чітко бачите, хто і скільки вам винен.
- ПДВ під контролем — система сама рахує податок і показує, скільки треба сплатити.
ㅤ
Як створити рахунок-фактуру
- Перейдіть у розділ «Рахунки-фактури»
- Натисніть «+Новий рахунок»
ㅤ
3. Заповніть дані (клієнт, сума, дата оплати тощо)
4. Натисніть «Зберегти» або «Зберегти та надіслати»
ㅤ
Після створення інвойсу фіксуємо оплату:
Варіант 1: Оплата «тут і зараз». Оберіть рахунок, на який прийшли гроші — і все! Інвойс отримає статус «Сплачено», а сума автоматично з’явиться у вашому Cash Flow.
Варіант 2: Оплата пізніше. Ви можете просто зберегти інвойс. Він отримає статус «Не сплачено». Щойно клієнт надішле кошти, ви зможете прив’язати цей платіж до інвойсу в один клік.
ㅤ
💡 Порада: Якщо дата планової оплати минула, а гроші ще не надійшли, Finmap автоматично підсвітить інвойс статусом «Прострочено». Ви точно не забудете нагадати клієнту про борг.
ㅤ
ㅤ
Робота з ПДВ
Розрахунок ПДВ в сервісі максимально автоматизований. В налаштуваннях, варто лише увімкнути ПДВ та вказати його ставку (наприклад, 20%) — після цього вона автоматично додається в усі нові інвойси. Як тільки інвойс оплачено і до нього прив’язаний платіж, система сама враховує ПДВ та відобразить дану категорію в аналітиці.
*Доступ до налаштувань ПДВ мають лише власник або користувач з повним доступом
ㅤ
ㅤ
Важливо знати
- інвойси автоматично потрапляють в аналітику після оплати
- один інвойс — один прив’язаний до нього платіж
- сума платежу має відповідати сумі інвойсу
- прикріплення та відкріплення інвойсу до операції відображається в “Історії дій”
- валюта платежу має відповідати валюті інвойсу
ㅤ
📌Після того як інвойс прив’язаний до платежу, його редагування обмежується. Якщо потрібно внести зміни, достатньо відв’язати платіж, відредагувати інвойс і зафіксувати оплату повторно.
ㅤ
Часті запитання
Чому я не можу змінити суму в інвойсі?
Якщо до інвойсу вже прив’язаний платіж — сума блокується. Це захист від розбіжностей між документом і реальним рухом грошей.
Як змінити: відв’яжіть платіж → відредагуйте суму в інвойсі → зафіксуйте нову оплату.
Чому інвойс світиться як «Прострочений»?
Це стається автоматично, якщо дата оплати вже минула, а гроші в системі ще не зафіксовані. Цей статус нічого не блокує, а лише нагадує про дебіторку.
Як прибрати: зафіксуйте оплату або змініть «Дату оплати» в самому інвойсі на майбутню.
Клієнт заплатив не повну суму — що робити?
Наразі у Finmap діє правило: 1 інвойс = 1 платіж на повну суму. Якщо клієнт заплатив частину:
Залиште інвойс у статусі Not paid та відстежуйте залишок вручну.
Або (рекомендовано) розбийте замовлення на два окремі інвойси: один на суму, що вже прийшла, а другий — на залишок.
Чи можна виставляти інвойси в доларах, якщо основна валюта — гривня?
Так, ви можете обрати будь-яку валюту при створенні.
Важливо: рахунок, на який ви приймаєте оплату, повинен бути в тій же валюті, що й інвойс. Якщо інвойс у валюті — долар, то й платіж має прийти на ваш доларовий рахунок у системі.
Я видалив платіж — чому інвойс знову став «Неоплаченим»?
Це правильна логіка системи. Якщо ви видаляєте платіж із журналу, зв’язок розривається, і інвойс автоматично повертається до статусу “Не сплачено” або “Прострочено”. Гроші та документи завжди синхронізовані.
Де налаштувати ПДВ?
Це може зробити лише власник або користувач з повним доступом.
Перейдіть у відповідну вкладку в розділі Рахунків-фактур та вкажіть необхідну ставку.
Чи можна редагувати інвойс після його створення, якщо він ще не оплачений?
Так, поки інвойс має статус “Не оплачено”, ви можете змінювати його дані (суму, клієнта, дату оплати тощо).
Після прив’язки платежу редагування обмежується.
Чи можна надіслати інвойс клієнту прямо з Finmap?
Так, після створення інвойсу оберіть опцію “Зберегти та надіслати”.
Система сформує рахунок і відправить його клієнту на вказану електронну адресу.
Чи можна дублювати інвойс, щоб не створювати його з нуля?
Так, ви можете скопіювати вже створений інвойс і використовувати його як шаблон.
Це зручно для повторюваних послуг або постійних клієнтів.
Чи можна додати кілька позицій (товарів/послуг) в один інвойс?
Так, інвойс може містити кілька рядків із різними товарами або послугами.
Система автоматично підсумує загальну суму.
Чи впливають інвойси на аналітику, якщо вони ще не оплачені?
Ні, у фінансову аналітику потрапляють лише оплачені інвойси.
Неоплачені рахунки відображаються лише в розділі дебіторської заборгованості.
Чи можна змінити клієнта в уже створеному інвойсі?
Так, але тільки якщо інвойс ще не оплачений і до нього не прив’язаний платіж.
ㅤ
💡 У підсумку, інвойси в Finmap — це спосіб тримати під контролем і рахунки, і гроші без зайвих дій та дублювання.