ㅤЧас читання статті – 15 хв
ㅤFinmap
ㅤ
ㅤПеред вами не чергова стаття чи інструкція, перед вами секретний гайд, за допомогою якого ви навчитесь швидко та плідно працювати в сервісі Finmap.
ㅤ
ㅤНижче для вас зібраний список корисних порад, сформованих з досвіду наших провідних фінансистів, постійних користувачів та служби підтримки.
ㅤ
ㅤ
1. Компанія-чернетка
ㅤ
ㅤДля того, щоб перевірити що і як працює в сервісі, створіть компанію-чернетку та тестуйте імпорт виписок та файлів, індивідуальних кейсів та варіантів структури компанії тощо. Краще витратити 5 хвилин на тестування в чернетці, аніж потім виправляти все в основній компанії.
ㅤ
ㅤ
ㅤ
ㅤ
2. Автоправила
ㅤ
ㅤПриділіть разово час для того, щоб розібратись та налаштувати автоправила в компанії. Це значно заощадить ваш час при подальшій роботі з операціями. Адже, завдяки автоправилам ви зможете створити умову при якій операціям які надходять по інтеграції чи завантажуються через імпорт, будуть автоматично присвоєні категорія, контрагент, проєкт, тег на основі типових коментарів.
ㅤ
📍 За відгуками наших штатних фінансистів, цей інструмент здатен забрати на себе до 80% роботи з рознесення операцій!
ㅤ
ㅤ
ㅤ
ㅤ
3. Збережений фільтр
ㅤ
ㅤЗбережені фільтри допомагають не тільки створювати власні індивідуальні звіти, а ще й корисні при роботі з не рознесеними операціями. Створіть 2 фільтри в яких будуть відмічені тільки “без категорій доходу” та “без категорій витрат” відповідно.
Це дозволить в два кліки отримувати список операцій над якими треба попрацювати та заощадить час на пошук цих операцій в безмежному списку транзакцій кожного разу. Використовуйте також сортування по сумі, щоб відразу відмічати типові платежі за допомогою масового редагування та встановлювати категорії в них.
ㅤ
📍 Встановивши категорію, операції автоматично зникнуть зі списку, тож за потреби спочатку масово встановлюйте їм контрагента/проєкт/тег, а вже в останню чергу додавайте категорію. Не забувайте знімати прапорець після того, як операції зникнуть зі списку.
ㅤ
ㅤ
ㅤ
ㅤ
4. Тег “Увага”
ㅤ
ㅤПри опрацюванні операцій ви можете використовувати тег “Увага” та додавати його до всіх операцій, які викликають у вас питання. Опісля ви зможете в фільтрі обрати тільки операції з цим тегом та за один раз розібрати із керівником чи менеджером, що ж це за платіжки. Таким чином ви не будете відволікатись кожного разу на уточнення та на здогадки, що ж то були за операції. З таким тегом можна також створити збережений фільтр.
ㅤ
ㅤ
ㅤ
5. План-факт
ㅤ
ㅤВ сервісі Finmap не передбачений деталізований інструмент з план/факту, проте ділимось “робочою схемою” можливого бюджетування:
- Створюємо майбутню операцію на останній день місяця з відповідною категорією (наприклад Фонд заробітної плати). Встановлюємо повну суму – бюджет на цей місяць.
- Протягом місяця звіряємо фактичні операції, які пройшли по цій категорії з планом, який було встановлено.
- Звіряти зручно в звітах, використовуючи кругову діаграму – якщо фактичні операції займають менше ніж 50% – то за рамки бюджету не вийшли.
- На початку нового місяця планові операції ви можете знову перенести на останній день періоду та відредагувати суму бюджету за потреби.
ㅤ
ㅤ📍Чи вийшли за рамки загального бюджету можна також переглянути не тільки в кругових діаграмах, а й в першому графіку – чи більша сума майбутніх чи менша.
ㅤ
ㅤ
ㅤ
6. Закриття періоду та “Історія дій”
ㅤ
ㅤКоли фінансовий період закритий, важливо вберегти дані від випадкових редагувань та змін зі сторони колег.
Для цього ми пропонуємо до відповідних операцій додавати тег “Закритий період”.
При цьому в налаштуваннях посади колег обмежити редагування операцій з цим тегом.
ㅤ
ㅤ
ㅤПри цьому якщо хтось й внесе операцію за цей період, то її швидко можна буде ідентифікувати за допомогою фільтру – в ній не буде встановлено тег “Закритий період”.ㅤㅤ
ㅤДо того ж звіт “Історія дій” дасть вам змогу відслідкувати, хто і коли вносив операції чи зміни в них.
ㅤ
ㅤ
ㅤ
ㅤ
7. Негрошова чи матеріальна заборгованість. Склад
ㅤ
ㅤЧасто при авансованій оплаті за товар чи послугу виникає негрошова чи матеріальна заборгованість, коли постачальник/підрядник вже отримав кошти та свої обов’язки ще не виконав. Щоб фіксувати її в сервісі ми рекомендуємо створити окремий рахунок та вносити на нього ті суми, які очікуємо отримати у формі товару чи послуги. ㅤ
ㅤ
ㅤЗа потреби рахунок можна приховувати, щоб він не впливав на загальний баланс компанії. При цьому в Дебіторці буде чітко видно хто і скільки ще винен товарів/послуг.
ㅤ
ㅤВ звітах Гроші та Прибуток можна створити збережений фільтр, в якому зняти прапорці з категорій, що будуть відповідати за негрошову/матеріальну заборгованість для “чистої” аналітики.
ㅤ
ㅤ📍По цій же аналогії можна вести склад у грошовому вираженні для загального обліку товарів та їх залишків.
ㅤ
ㅤ
ㅤ
8. Емодзі
ㅤ
ㅤДля візуального виділення певних даних ми пропонуємо використовувати емодзі та смайли. Для їх додавання в назву сутності, потрібно клікнути правою кнопкою миші та зі списку обрати пункт “Смайли”, або ж скопіювати потрібний смайл з іншого ресурсу, наприклад месенджера. Емодзі зазвичай вставляють на початку назви сутності, наприклад рахунку, для їх візуального групування та розділення.
ㅤ
ㅤ
ㅤ
9. Розширена ієрархія
ㅤ
ㅤВ сервісі доступні такі рівні ієрархії: проєкт – категорія – підкатегорія. Якщо вам не вистачає ще одного рівня ієрархії, чи групування категорій, то спробуйте вказувати назву або номер групи в назвах категорій.
ㅤ
ㅤ📍 Для контрагентів також застосовується цей лайфхак, для позначення всіх клієнтів чи постачальників, ставте перед їх назвою помітку – “Кл:” та “Пос:”, відповідно. Це дозволить вам швидко відфільтрувати та знайти зі списку тільки певний тип контрагентів.
ㅤ
ㅤ
ㅤ
ㅤ
10. Пошук по ключовому слову
ㅤ
ㅤЯкщо операцію неможливо відфільтрувати за категорією, контрагентом, тегом чи датою, то на допомогу в її знаходженні приходить інструмент пошуку по ключовому слову з коментаря чи сумі. Та зауважте, що для ефективного результату вам слід обмежувати глибину пошуку, обравши перед цим один рахунок чи певний період.
ㅤ
ㅤ
ㅤСподіваємось, що наведені вище приклади допоможуть вам оптимізувати час роботи в сервісі Finmap, й управлінський облік стане для вас приємною частиною робочого процесу.
ㅤ
ㅤЯкщо у вас залишились додаткові питання щодо управлінського обліку, наші фінансові експерти готові допомогти! Отримайте професійну консультацію від команди Finmap і зробіть ваш фінансовий облік ще більш ефективним 💰
ㅤ