За рівні доступів співробітників до ваших даних у Finmap відповідає розділ “Користувачі”. У цьому розділі можна: додавати нових користувачів, призначити їм права, міняти права для вже наявних користувачів, видаляти користувачів.
У користувача, який створив обліковий запис і Компанію за замовчуванням встановлюється рівень доступу «Власник». Це по суті повний доступ до всіх даних і звітів.
Додайте співробітника
Якщо необхідно додати нового співробітника, перейдіть в розділ «Користувачі» і натисніть “Додати співробітника”.
Ніяких офіційних даних Finmap не вимагає – просто вказуємо ім’я, яке нам зручно, пошту через яку співробітник буде входити в Finmap і вибираємо посаду.
Відразу сервіс пропонує обрати з 4 готових пресетів налаштувань доступів:
Посада “Повний доступ” має такий же рівень доступів, що й у Власника. Єдиний нюанс – це відсутність можливості видаляти створену компанію. Ця можливість зберігається лише у тією людини, яка створила компанію у сервісі.
Посада “Перегляд, редагування та видалення на все” має схожий рівень доступів, що й “Повний доступ”, проте є відмінності. Даний рівень доступу не передбачає можливості додавати, видаляти співробітників до компанії чи редагувати їх посади.
“Перегляд та редагування на все” – співробітник з таким рівнем доступу зможе аналізувати дані в компанії та вносити зміни до операцій чи сутностей, але не зможе нічого видаляти.
“Перегляд на все” – цей рівень доступу дозволяє лише переглядати та аналізувати дані в компанії. Також співробітник з таким рівнем доступу може користуватися фільтрами в компанії, змінювати мову інтерфейсі та написати в чат підтримки всередині сервісу.
Якщо потрібної посади ще немає – створіть нову посаду. Наприклад «Помічник».
Тепер необхідно прийняти рішення, до чого конкретно ви дасте доступ цьому співробітнику. У Finmap є кілька блоків, які детально описують до яких даних та операцій ви можете дати доступ своєму співробітникові.
Перший блок – журнал Платежів. Він визначає яку інформацію побачить або не побачить цей співробітник у журналі. Якщо закрити доступ до всіх рахунків, не буде доступна і ліва панель зі списком рахунків і залишками на них. Можете дати доступ тільки на перегляд журналу платежів, в такому випадку зникнуть кнопки додавання платежів зверху.
Можна також дати доступ тільки до деяких рахунків, деяких контрагентів, деяких категорій і так далі.
Другий блок – Аналітика. Залежно від функцій вашого співробітника, дайте доступ до потрібних йому звітів. Наприклад, можливість переглядати дебіторку і кредиторку, щоб зв’язуватися з контрагентами, а також доступ до історії дій, так як помічнику знадобиться інформація, хто, що і коли вносив.
Третій блок – Майбутні платежі. У Finmap всі платежі розбиті на групи, завдяки чому можна сформувати основні аналітичні звіти і згрупувати майбутні платежі. Виберіть, до яких груп майбутніх платежів повинен мати доступ ваш співробітник. Наприклад, приховуємо інвестиції і дивіденди.
Четвертий блок – Платіжний Календар. Ви можете відкрити або закрити доступ до даних Платіжного календаря для співробітника.
П’ятий блок – Користувачі. Якщо ваш співробітник буде допомагати вам додавати інших співробітників в Finmap, залиште цей розділ доступним для нього.
Шостий блок – Налаштування. Тут ви можете встановити доступ до елементів меню «Налаштування» для співробітника. Наприклад, можна залишити співробітникові доступ, щоб допомагав налаштовувати всі процеси, не відволікаючи вас. А ось доступ до налаштувань інвестицій та дивідендів варто відключити.
Натискаємо зберегти посаду. Співробітникові в цей момент йде лист про те, що його додали в компанію і він може починати роботу. Йому залишиться тільки зареєструватися на свою пошту і у нього вже буде відповідний доступ у вашу Компанію.
Видалити співробітника.
Щоб видалити співробітника (а разом з ним і всі доступи, які ви йому надали), перейдіть в розділ «Користувачі», натисніть на імені співробітника, і у вікні натисніть «Видалити».
Змінити рівень доступу співробітника.
Щоб змінити налаштування доступу посади, перейдіть в розділ «Користувачі», натисніть на посаді співробітника і у вікні, змініть дозвіл на доступ до потрібних вам розділів, звітів, даних.