Содержание
Отчёт План/Факт
Отчёт «План/Факт» — это отчёт, который позволяет сравнивать плановые и фактические финансовые результаты по категориям или проектам . Этот отчёт помогает пользователям эффективно планировать бюджеты , отслеживать достижение целей и контролировать отклонения в доходах и расходах.
Где находится отчет
Отчет План/Факт находится в блоке Аналитика
Он доступен владельцам компаний и пользователям с системной ролью «Полный доступ».
Как формируется отчёт
По умолчанию отчёт создаётся со следующими фильтрами:
- По отчёту Cash Flow.
- За текущий месяц;
- По категориям.
При необходимости вы можете изменить тип отчёта:
- Cash Flow — данные основаны на датах поступления/списания ваших платежей (учитываются только фактические платежи);
- P&L — данные основаны на датах/периодах сделки ваших платежей (учитываются только фактические платежи).
Также вы можете применить фильтр по типу сущностей:
- По категориям;
- По проектам.
Как работает отчёт
- Вам нужно выбрать категорию и ввести запланированную сумму доходов/расходов в соответствующее поле, которое автоматически сохраняет введённое значение.
❕ Если вы добавите категорию, но не введёте значение, данные о добавлении категории не будут сохранены после перезагрузки страницы, поскольку они сохраняются только после ввода суммы.
- Плановую сумму можно изменить в любое время.
- Фактические данные автоматически подставляются из отчётов Cash Flow или P&L, в зависимости от выбранного фильтра.
- Нажатие кнопки «−» удаляет категорию из отчёта.
❕Если удалить категорию, в которой есть подкатегории, все значения по этой категории и её подкатегориям удаляются.
- Если сумма в основной категории составит 5000, а общая сумма в её подкатегориях — 7000, система будет отображать значок с восклицательным знаком, указывающий на ошибку.
- При нажатии на сумму фактических доходов/расходов можно открыть платежи, относящиеся к соответствующей категории за выбранный период.
- Если сумма плановых доходов/расходов превышает сумму фактических, соотношение фактических доходов/расходов к плановым будет меньше 100%, а если сумма фактических доходов/расходов превышает плановые — больше 100%. При большей сумме фактических доходов соотношение фактических доходов к плановым отображается зелёным цветом, что подчёркивает положительный финансовый результат. При большей сумме фактических расходов соотношение фактических расходов к плановым отображается красным цветом, что указывает на невыполнение финансового плана.
Экспорт
При экспорте данных из отчёта «План/Факт» система создаёт файл XLSX с таблицами, как в отчёте внутри сервиса, в соответствии с фильтрами, применёнными в отчёте на момент экспорта.
Как предоставить доступ к отчету сотрудникам
Доступ к отчету План/Факт зависит от должности сотрудника компании:
- Владелец компании, а также должности с правами «Полный доступ» или «Просмотр, редактирование и удаление на все» видят отчет, добавляют и изменяют план и собственные показатели, а также удаляют их при необходимости.
- Должность с правом «Просмотр и редактирование на все» видит отчет, добавляет и изменяет план и собственные показатели, но не может их удалить.
- Должность с правом «Просмотр на все» имеет только просмотр.
- Кастомная должность с включенным доступом к этому отчету имеет только просмотр.
Настроить доступ для кастомной должности можно в разделе «Пользователи» — выберите нужную должность и предоставите доступ к отчету План/Факт, и к отчетам Деньги(cash flow) и Прибыль(P&L).
История действий в отчёте «План/Факт»
Отчёт содержит отдельную вкладку «История действий», которая показывает, какие сущности с какими суммами доходов/расходов были добавлены как плановые, какие суммы плановых доходов/расходов были отредактированы и какие сущности были удалены из отчёта.
В «Истории действий» отображаются следующие данные:
- Создание — когда была введена плановая сумма.
- Редактирование — когда и на какую именно сумму была изменена запланированная сумма.
- Удаление — когда сущность была удалена из отчёта;
- Пользователь — тот, кто выполнил действие.
- Время — точные дата и время выполнения действия.
- Период — конкретный месяц, за который выполнялось редактирование суммы.
Возможности фильтрации в «Истории действий»:
- История действий формируется отдельно для каждого типа отчёта: Cash Flow и P&L.
- Историю можно просматривать по типу сущностей: по категориям и по проектам.
- Можно также выбрать временной фильтр (этот фильтр учитывает именно время выполнения действия: создание, редактирование или удаление).
Если сущность (например, категорию или проект) была удалена в Настройках, она также отобразится в «Истории действий» отчёта «План/Факт» как удалённая и будет автоматически удалена из отчёта.