Ведомость вознаграждений в Finmap

«Ведомость вознаграждений» нужна тем, кто платит сотрудникам, подрядчикам или ФЛП фиксированную ставку или гонорар и делит эту сумму между несколькими проектами. Это, например, общественные организации, агентства и команды, работающие над проектами с донорами.

Раздел помогает в одном месте вести учёт: сколько начислено каждому сотруднику, сколько уже оплачено и сколько ещё нужно оплатить. Начисление можно распределить по проектам и категориям, поэтому ведомость можно просматривать и по сотрудникам, и по проектам.

Где найти отчёт

Перейдите в раздел «Аналитика» и откройте «Кастомные отчёты». В нём выберите «Ведомость вознаграждений».

Что показывает ведомость

Ведомость можно просматривать так, как вам удобно, с помощью фильтров:

• Временной фильтр: выберите месяц или год, за который хотите видеть данные.
• «По людям» или «По проектам»: данные отдельно по каждому сотруднику или по каждому проекту.
• «Все проекты»: можно выбрать только те проекты, которые вам нужны.
• «Выгрузить»: сохраняет ведомость в Excel.

В таблице вы увидите колонки:

• «Человек» — сотрудник.
• «Начислено» — сколько ему начислено.
• «Распределение» — по каким проектам или категориям распределено начисление.
• «Оплачено» — сколько уже оплачено.
• «Разница» — сколько ещё осталось оплатить. Обратите внимание на эту колонку.

Под таблицей есть напоминание, что выплаты засчитываются по периоду начисления операции.

Как добавить начисление

Чтобы добавить начисление, нажмите справа кнопку «+ Начисление». Откроется окно, где нужно заполнить данные. На телефоне оно открывается на весь экран.

1. В поле «Человек» выберите нужного сотрудника.
2. Укажите «Период»: «с» и «по».
3. Введите сумму и валюту и выберите, как её считать: «в месяц» или «за весь период». Если валюта отличается от валюты компании, появится поле «Курс»: укажите его.
4. При необходимости заполните «Услугу» (для акта) и комментарий. Эти поля необязательны.
5. В «Распределении» укажите, как делится сумма: проект или категория, далее «Категория», «Тег» и процент или сумма. Частей может быть несколько.
6. Нажмите «Сохранить». Кнопка становится активной, когда распределение даёт ровно 100% (или полную сумму). Под распределением видно, сколько не хватает.

После сохранения начисление можно открыть ещё раз, например, чтобы что-то скорректировать. В окне есть кнопка «История изменений»: вы увидите, кто, когда и что в нём менял.

Как считаются числа

Начислено

• Сумма «в месяц» начисляется полностью за каждый месяц периода. Даже если сотрудник начал работать 15-го, месяц считается полным.
• Сумма «за весь период» делится поровну по месяцам. Рядом с ней стоит доля, например «1/3».
• Повышение ставки — это новое начисление с нового месяца. Прошлые месяцы не пересчитываются.

Оплачено

• Учитываются только проведённые расходы на этого сотрудника. Плановые операции, то есть с датой в будущем, не считаются.
• Месяц выплаты определяется так: период начисления в операции, далее дата начисления, далее дата операции. Поэтому зарплата за июль, выплаченная в сентябре, стоит в июле, если в операции указан период начисления.
• Возвраты от сотрудника пока не вычитаются.

Валюта

• Ведомость показывает суммы в валюте компании.
• Курс берётся из начисления. Если его там нет, берётся курс на последний день месяца, а для текущего месяца — на сегодня.
• Если курса нет совсем, рядом с суммой стоит «Начислений без курса: N» вместо нуля.

Что ведомость не делает

• Не влияет на другие отчёты. Начисления видны только в ведомости. «Прибыль», «Кредиторы» и «Деньги» видят только сами операции оплаты.
• Не создаёт операций. Оплату вносите как обычный расход на сотрудника.
• Не имеет восстановления после удаления. Удалённое начисление исчезает из ведомости.
• Не загружает начисления из Excel. Выгрузка в Excel есть.

Частые вопросы

Кто видит ведомость?

Ведомость видят владелец компании и пользователи с должностями «Полный доступ» и «Просмотр, редактирование и удаление всего». Остальным должностям раздел недоступен, в том числе и должности «Просмотр и редактирование всего»: в ведомости видны суммы вознаграждений, поэтому доступ ограничен. Открыть ведомость по ссылке они тоже не могут. Если вы не видите «Ведомость вознаграждений» в «Кастомных отчётах», проверьте свою должность. Если она подходит, возможно, раздел ещё не включён для вашей компании.

Сотрудника нет в списке «Человек»

В список попадают только контрагенты с типом «поставщик». Создайте контрагента с таким типом или измените тип существующего.

«Оплачено» показывает 0, хотя я сотруднику заплатил(а)

Проверьте по порядку:

1. Проведена ли операция. Операция с датой в будущем — плановая, её не считают.
2. Это ли расход на того же контрагента, что и в начислении.
3. Соответствует ли период начисления в операции месяцу, на который вы смотрите. Выплата стоит в месяце своего периода начисления, а не в месяце, когда деньги ушли.

Выплата стоит не в том месяце

Выплата идёт в месяц периода начисления операции. Если его нет, в месяц даты начисления, если нет и её, в месяц даты операции. Исправьте период начисления в самой операции.

Рядом с суммой стоит «Начислений без курса»

Начисление в другой валюте, а курса на этот месяц нет. Впишите курс в начислении.

Нельзя выбрать проект или категорию в распределении

Проект или категория уже выбраны в другой части этого распределения. Дважды выбрать одно и то же нельзя. Измените процент в уже выбранной части.

Я удалил(а) начисление по ошибке

Кнопки «восстановить» нет. Создайте начисление заново: укажите сотрудника и период.

Не хватает времени разобраться самостоятельно — финансовые эксперты Finmap помогут настроить отчёты под ваш бизнес. Перейдите в Настройки → Помощь финансового эксперта и закажите консультацию.