Интеграция HubSpot с Finmap через Apix-Drive

Что такое Apix-Drive

Apix-Drive — это no-code платформа для автоматизации, которая позволяет передавать данные между разными сервисами без написания кода.

При интеграции с Finmap она работает по схеме:

HubSpot → Apix-Drive → Finmap

Apix-Drive отслеживает изменения в HubSpot и автоматически создаёт соответствующие финансовые операции в Finmap.

Как работает интеграция

Для настройки интеграции нужно:

1. Выбрать HubSpot как систему-источник.

2. Выбрать событие, которое будет запускать автоматизацию.

3. Авторизоваться в HubSpot.

4. Подключить Finmap.

5. Замапить поля.

6. Запустить интеграцию.

После этого все новые события будут автоматически передаваться в Finmap.

Шаг 1. Создайте новое подключение

В кабинете Apix-Drive создайте новый Connection.

В качестве системы-источника выберите:

HubSpot

Шаг 2. Выберите триггер

HubSpot поддерживает несколько типов событий.

Contacts

Get CONTACTS (new)

Запускается после создания нового контакта.

Подходит для:

• синхронизации клиентской базы;

• автоматического создания контрагентов.

Для финансовой интеграции используется редко.

Get CONTACTS (modified)

Запускается после обновления информации о контакте.

Используется преимущественно для синхронизации CRM-данных и обычно не применяется для создания финансовых операций.

Companies

Get COMPANIES (new)

Запускается после создания новой компании.

Подходит для синхронизации контрагентов между системами.

Get COMPANIES (modified)

Запускается после изменения информации о компании.

Для интеграции с Finmap используется нечасто.

Deals

Get DEALS (new)

Запускается после создания новой сделки.

Это один из самых полезных триггеров для интеграции с Finmap.

Используется для автоматического создания финансовых операций после появления новой сделки.

Get DEALS (modified)

Запускается после изменения сделки.

Например:

• изменилась сумма;

• изменился ответственный менеджер;

• изменилась дата закрытия;

• обновились условия продажи.

Позволяет учитывать изменения финансовых параметров сделки.

Get DEALS by stage (new)

Запускается после перехода сделки на определённый этап воронки.

Например:

• Payment Expected

• Won

• Closed Won

• Paid

Это наиболее рекомендованный триггер для интеграции с Finmap.

Именно он позволяет создавать финансовые операции только после достижения нужного этапа продажи.

Tickets

Get TICKETS (new)

Запускается после создания нового тикета.

Обычно используется службой поддержки и практически не применяется для финансового учёта.

Get TICKETS (modified)

Запускается после обновления тикета.

Для интеграции с Finmap обычно не используется.

Шаг 3. Подключите аккаунт HubSpot

Авторизуйтесь в своём аккаунте HubSpot и предоставьте Apix-Drive необходимые разрешения.

Шаг 4. Выберите систему-приёмник

В качестве системы назначения выберите:

Finmap

Сгенерировать ключ API Finmap можно здесь: https://my.finmap.online/settings/api

Шаг 5. Выберите действие в Finmap

Сейчас через Apix-Drive можно создавать три типа операций.

Add RECEIPT

Создание поступления.

Используется для:

• оплат клиентов;

• продаж;

• получения выручки.

Add COST

Создание расхода.

Подходит для:

• закупок;

• расходов на услуги;

• комиссий;

• других операций, уменьшающих средства компании.

Add TRANSFER

Создание перевода между счетами компании.

Шаг 6. Замапьте поля

Передайте в Finmap необходимые данные:

• сумма;

• валюта;

• дата;

• название компании;

• контакт;

• номер или название сделки;

• комментарий;

• проект;

• счёт.

После настройки выполните тестовую передачу данных.

Шаг 7. Запустите интеграцию

Если тест выполнен успешно, включите автоматизацию.

После этого новые события из HubSpot будут автоматически создавать финансовые операции в Finmap.

Рекомендованные сценарии интеграции

1. Новая сделка → Поступление в Finmap ⭐⭐⭐⭐⭐

Trigger

Get DEALS (new)

Action

Add RECEIPT

Подходит компаниям, которые хотят автоматически создавать финансовые записи сразу после появления новой сделки.

2. Сделка перешла на этап «Оплата ожидается» → Плановое поступление ⭐⭐⭐⭐⭐

Trigger

Get DEALS by stage

Например:

• Payment Expected

• Invoice Sent

Action

Add RECEIPT

Этот сценарий позволяет вести планирование денежного потока, отображая ожидаемые поступления ещё до фактической оплаты.

3. Сделка перешла на этап «Won» или «Closed Won» → Фактическое поступление ⭐⭐⭐⭐⭐

Trigger

Get DEALS by stage

Например:

• Won

• Closed Won

• Paid

Action

Add RECEIPT

Это наиболее рекомендованный сценарий для компаний, которые хотят отображать в Finmap только успешно завершённые продажи.

4. Изменение суммы сделки → Обновление финансовой информации ⭐⭐⭐⭐☆

Trigger

Get DEALS (modified)

Action

Add RECEIPT

Подходит, если сумма сделки может меняться во время переговоров.

Стоит предусмотреть механизм защиты от дублирования операций, если сделка обновляется несколько раз.

5. Новая компания → Автоматическое создание контрагента ⭐⭐⭐☆☆

Trigger

Get COMPANIES (new)

Action

Add RECEIPT или Add COST

Используется в специфических бизнес-процессах, когда финансовый учёт начинается сразу после создания нового контрагента.

6. Новый контакт → Финансовая операция ⭐⭐☆☆☆

Trigger

Get CONTACTS (new)

Action

Add RECEIPT или Add COST

Применяется редко, поскольку сам факт создания контакта ещё не означает возникновение финансового события.

На что обратить внимание

• Если используется Get DEALS (new) вместе с Get DEALS (modified) или Get DEALS by stage, необходимо настроить логику так, чтобы одна и та же сделка не создавала несколько одинаковых операций в Finmap.

• Для большинства компаний лучший вариант — создание финансовой операции после перехода сделки в статус «Won», «Closed Won» или «Paid», ведь именно эти этапы обычно означают успешное завершение продажи.

• Если компания использует в HubSpot этап Payment Expected, его можно применять для создания плановых поступлений в Finmap, а после фактической оплаты — обновлять их или создавать фактическую операцию в зависимости от построенного процесса.

• Если планируется двусторонняя синхронизация или дальнейшее обновление записей, рекомендуется передавать уникальный Deal ID. Это позволит корректно сопоставлять сделки между HubSpot и Finmap и минимизирует риск дублирования данных.