Інтеграція HubSpot з Finmap через Apix-Drive

Що таке Apix-Drive

Apix-Drive — це no-code платформа для автоматизації, яка дозволяє передавати дані між різними сервісами без написання коду.

При інтеграції з Finmap вона працює за схемою:

HubSpot → Apix-Drive → Finmap

Apix-Drive відстежує зміни у HubSpot та автоматично створює відповідні фінансові операції у Finmap.

Як працює інтеграція

Для налаштування інтеграції потрібно:

1. Обрати HubSpot як систему-джерело.

2. Вибрати подію, яка запускатиме автоматизацію.

3. Авторизуватися у HubSpot.

4. Підключити Finmap.

5. Замапити поля.

6. Запустити інтеграцію.

Після цього всі нові події автоматично передаватимуться до Finmap.

Крок 1. Створіть нове підключення

У кабінеті Apix-Drive створіть новий Connection.

Як систему-джерело виберіть:

HubSpot

Крок 2. Оберіть тригер

HubSpot підтримує декілька типів подій.

Contacts

Get CONTACTS (new)

Запускається після створення нового контакту.

Підходить для:

• синхронізації клієнтської бази;

• автоматичного створення контрагентів.

Для фінансової інтеграції використовується рідко.

Get CONTACTS (modified)

Запускається після оновлення інформації про контакт.

Використовується переважно для синхронізації CRM-даних і зазвичай не застосовується для створення фінансових операцій.

Companies

Get COMPANIES (new)

Запускається після створення нової компанії.

Підходить для синхронізації контрагентів між системами.

Get COMPANIES (modified)

Запускається після зміни інформації про компанію.

Для інтеграції з Finmap використовується нечасто.

Deals

Get DEALS (new)

Запускається після створення нової угоди.

Це один із найкорисніших тригерів для інтеграції з Finmap.

Використовується для автоматичного створення фінансових операцій після появи нової угоди.

Get DEALS (modified)

Запускається після зміни угоди.

Наприклад:

• змінилася сума;

• змінився відповідальний менеджер;

• змінилася дата закриття;

• оновилися умови продажу.

Дозволяє враховувати зміни фінансових параметрів угоди.

Get DEALS by stage (new)

Запускається після переходу угоди на визначений етап воронки.

Наприклад:

• Payment Expected

• Won

• Closed Won

• Paid

Це найбільш рекомендований тригер для інтеграції з Finmap.

Саме він дозволяє створювати фінансові операції лише після досягнення потрібного етапу продажу.

Tickets

Get TICKETS (new)

Запускається після створення нового тікета.

Зазвичай використовується службою підтримки й практично не застосовується для фінансового обліку.

Get TICKETS (modified)

Запускається після оновлення тікета.

Для інтеграції з Finmap зазвичай не використовується.

Крок 3. Підключіть акаунт HubSpot

Авторизуйтеся у своєму акаунті HubSpot та надайте Apix-Drive необхідні дозволи.

Крок 4. Оберіть систему-приймач

Як систему призначення виберіть:

Finmap

Згенерувати ключ API Finmap можна тут: https://my.finmap.online/settings/api

Крок 5. Оберіть дію у Finmap

Наразі через Apix-Drive можна створювати три типи операцій.

Add RECEIPT

Створення надходження.

Використовується для:

• оплат клієнтів;

• продажів;

• отримання виручки.

Add COST

Створення витрати.

Підходить для:

• закупівель;

• витрат на послуги;

• комісій;

• інших операцій, що зменшують кошти компанії.

Add TRANSFER

Створення переказу між рахунками компанії.

Крок 6. Замапте поля

Передайте до Finmap необхідні дані:

• сума;

• валюта;

• дата;

• назва компанії;

• контакт;

• номер або назва угоди;

• коментар;

• проєкт;

• рахунок.

Після налаштування виконайте тестову передачу даних.

Крок 7. Запустіть інтеграцію

Якщо тест виконано успішно, увімкніть автоматизацію.

Після цього нові події з HubSpot автоматично створюватимуть фінансові операції у Finmap.

Рекомендовані сценарії інтеграції

1. Нова угода → Надходження у Finmap ⭐⭐⭐⭐⭐

Trigger

Get DEALS (new)

Action

Add RECEIPT

Підходить компаніям, які хочуть автоматично створювати фінансові записи одразу після появи нової угоди.

2. Угода перейшла на етап «Оплата очікується» → Планове надходження ⭐⭐⭐⭐⭐

Trigger

Get DEALS by stage

Наприклад:

• Payment Expected

• Invoice Sent

Action

Add RECEIPT

Цей сценарій дозволяє вести планування грошового потоку, відображаючи очікувані надходження ще до фактичної оплати.

3. Угода перейшла на етап «Won» або «Closed Won» → Фактичне надходження ⭐⭐⭐⭐⭐

Trigger

Get DEALS by stage

Наприклад:

• Won

• Closed Won

• Paid

Action

Add RECEIPT

Це найбільш рекомендований сценарій для компаній, які хочуть відображати у Finmap лише успішно завершені продажі.

4. Зміна суми угоди → Оновлення фінансової інформації ⭐⭐⭐⭐☆

Trigger

Get DEALS (modified)

Action

Add RECEIPT

Підходить, якщо сума угоди може змінюватися під час переговорів.

Варто передбачити механізм захисту від дублювання операцій, якщо угода оновлюється кілька разів.

5. Нова компанія → Автоматичне створення контрагента ⭐⭐⭐☆☆

Trigger

Get COMPANIES (new)

Action

Add RECEIPT або Add COST

Використовується у специфічних бізнес-процесах, коли фінансовий облік починається одразу після створення нового контрагента.

6. Новий контакт → Фінансова операція ⭐⭐☆☆☆

Trigger

Get CONTACTS (new)

Action

Add RECEIPT або Add COST

Застосовується рідко, оскільки сам факт створення контакту ще не означає виникнення фінансової події.

На що звернути увагу

• Якщо використовується Get DEALS (new) разом із Get DEALS (modified) або Get DEALS by stage, необхідно налаштувати логіку так, щоб одна й та сама угода не створювала кілька однакових операцій у Finmap.

• Для більшості компаній найкращим варіантом є створення фінансової операції після переходу угоди у статус «Won», «Closed Won» або «Paid», адже саме ці етапи зазвичай означають успішне завершення продажу.

• Якщо компанія використовує у HubSpot етап Payment Expected, його можна застосовувати для створення планових надходжень у Finmap, а після фактичної оплати — оновлювати їх або створювати фактичну операцію залежно від побудованого процесу.

• Якщо планується двостороння синхронізація або подальше оновлення записів, рекомендується передавати унікальний Deal ID. Це дозволить коректно зіставляти угоди між HubSpot та Finmap і мінімізує ризик дублювання даних.