Інтеграції через сервіс-конектор Apix-Drive

Інтеграція Salesforce з Finmap через Apix-Drive

Як підключити Salesforce до Finmap через сервіс Apix-Drive: покрокова інструкція з автоматичної передачі угод, замовлень і продажів.

Що таке Apix-Drive

Apix-Drive — це no-code платформа для автоматизації, яка дозволяє передавати дані між різними сервісами без програмування.

У випадку інтеграції з Finmap схема роботи виглядає так:

Salesforce → Apix-Drive → Finmap

Apix-Drive відстежує зміни у Salesforce та автоматично створює відповідні фінансові операції у Finmap.

Як працює інтеграція

Для налаштування інтеграції необхідно:

Обрати Salesforce як систему-джерело.
Вибрати подію, яка запускатиме автоматизацію.
Авторизуватися у Salesforce.
Підключити Finmap.
Замапити поля.
Запустити інтеграцію.

Після цього нові події автоматично передаватимуться до Finmap.

Крок 1. Створіть нове підключення

У кабінеті Apix-Drive створіть новий Connection.

Як систему-джерело виберіть:

Salesforce

Крок 2. Оберіть тригер

Salesforce підтримує велику кількість подій.

Contacts

Get CONTACTS (new)

Запускається після створення нового контакту.

Підходить для синхронізації клієнтської бази, але рідко використовується для фінансового обліку.

Get CONTACTS (modified)

Запускається після оновлення контакту.

Застосовується переважно для синхронізації CRM-даних.

Tasks

Get TASKS (new)

Запускається після створення нового завдання.

Не використовується для фінансової інтеграції.

Get TASKS (modified)

Запускається після зміни завдання.

Також не використовується для передачі фінансових даних.

Accounts

Get ACCOUNTS (new)

Запускається після створення нового акаунта (контрагента).

Може використовуватися для синхронізації клієнтів між системами.

Get ACCOUNTS (modified)

Запускається після оновлення акаунта.

Для інтеграції з Finmap використовується рідко.

Companies

Get COMPANIES (new)

Запускається після створення нової компанії.

Підходить для синхронізації довідника контрагентів.

Get COMPANIES (modified)

Запускається після зміни інформації про компанію.

Для фінансових сценаріїв використовується нечасто.

Opportunities (Possibility)

Get POSSIBILITY (new)

Запускається після створення нової можливості (Opportunity).

Підходить для створення планових надходжень у Finmap.

Get POSSIBILITY (modified)

Запускається після зміни можливості.

Наприклад:

змінилася сума;
змінилася ймовірність угоди;
змінилися умови продажу.

Дозволяє автоматично оновлювати фінансову інформацію.

Get POSSIBILITY by stage (new)

Запускається після переходу можливості на певний етап.

Наприклад:

Proposal
Negotiation
Closed Won
Paid

Це один із найкращих тригерів для інтеграції з Finmap.

Leads

Get LEADS (new)

Запускається після створення нового ліда.

Підходить для побудови фінансового прогнозу.

Get LEADS (modified)

Запускається після оновлення ліда.

Використовується, якщо фінансовий прогноз залежить від зміни параметрів ліда.

Get LEADS by stage (new)

Запускається після переходу ліда на визначений етап.

Дозволяє будувати прогноз майбутніх продажів.

Orders

Get ORDERS (new)

Запускається після створення нового замовлення.

Підходить для автоматичного створення фінансових операцій.

Get ORDERS (modified)

Запускається після зміни замовлення.

Наприклад:

змінилася сума;
змінився склад товарів;
оновилися умови замовлення.

Get ORDERS by stage (new)

Запускається після переходу замовлення у визначений статус.

Наприклад:

Paid
Completed
Closed

Це найбільш рекомендований тригер для автоматичного створення фактичних надходжень у Finmap.

Крок 3. Підключіть акаунт Salesforce

Авторизуйтеся у своєму акаунті Salesforce та надайте Apix-Drive необхідні дозволи.

API Ключ Salesforce: https://help.salesforce.com/s/articleView?id=xcloud.anywhere_new_api_key.htm&type=5

Крок 4. Оберіть систему-приймач

Як систему призначення виберіть:

Finmap

Згенерувати ключ API Finmap можна тут: https://my.finmap.online/settings/api

Крок 5. Оберіть дію у Finmap

Наразі через Apix-Drive можна створювати три типи операцій.

Add RECEIPT

Створення надходження.

Основний сценарій інтеграції.

Використовується для:

оплат клієнтів;
продажів;
замовлень;
виручки.

Add COST

Створення витрати.

Підходить для передачі витрат або комісій у специфічних бізнес-процесах.

Add TRANSFER

Створення переказу між рахунками компанії.

У CRM-сценаріях використовується рідко.

Крок 6. Замапте поля

Передайте до Finmap необхідні дані:

сума;
валюта;
дата;
клієнт;
компанія;
номер угоди або замовлення;
коментар;
проєкт;
рахунок.

Після цього виконайте тестову передачу даних.

Крок 7. Запустіть інтеграцію

Якщо тест виконано успішно, увімкніть автоматизацію.

Після цього всі нові події автоматично створюватимуть фінансові операції у Finmap.

На що звернути увагу

Якщо одночасно використовуються тригери (new), (modified) та by stage, необхідно налаштувати логіку таким чином, щоб одна й та сама угода або замовлення не створювали кілька однакових операцій у Finmap.
Для більшості компаній оптимальним рішенням є створення фінансової операції після переходу Opportunity або Order у статус Closed Won, Paid або інший етап, що означає фактичне отримання коштів.
Якщо Salesforce використовується як інструмент прогнозування продажів, можна створювати планові надходження на етапі створення Opportunity, а після її успішного завершення — оновлювати запис або створювати фактичну фінансову операцію відповідно до внутрішнього процесу компанії.
Для коректної синхронізації рекомендується передавати унікальний Opportunity ID або Order ID. Це дозволить уникнути дублювання операцій та спростить подальше зіставлення даних між Salesforce і Finmap.

Зміст

Що таке Apix-Drive

Як працює інтеграція

Крок 1. Створіть нове підключення

Крок 2. Оберіть тригер

Крок 3. Підключіть акаунт Salesforce

Крок 4. Оберіть систему-приймач

Крок 5. Оберіть дію у Finmap

Крок 6. Замапте поля

Крок 7. Запустіть інтеграцію

Рекомендовані сценарії інтеграції

1. Opportunity перейшла у статус «Closed Won» → Надходження ⭐⭐⭐⭐⭐