Содержание
Интеграция Pipedrive с Finmap через Zapier
Совместите продажи и финансовый учет в едином процессе
Если ваша команда работает в Pipedrive, а управленческий учёт ведёт в Finmap, Zapier поможет автоматически передавать информацию между сервисами.
Благодаря интеграции вы можете автоматизировать создание проектов, плановых платежей, синхронизацию клиентов и обновление финансовых данных без ручного дублирования информации.
Важно. Pipedrive является CRM-системой и отвечает за работу с лидами, сделками и клиентами. Finmap используется для управленческого учёта, контроля Cash Flow и финансовой аналитики. Интеграция должна дополнять работу обеих систем, а не дублировать одни и те же данные.
Как работает Zapier
Zapier — это сервис автоматизации, который позволяет передавать данные между разными системами без программирования.
Любая автоматизация состоит из двух частей.
Trigger (триггер)
Событие, которое запускает автоматизацию.
Например:
создана новая сделка;
сделка переведена на новый этап;
изменена сумма сделки.
Action (действие)
Действие, которое Zapier выполнит после срабатывания триггера.
Например:
создаст проект в Finmap;
создаст будущий платёж;
обновит финансовый прогноз;
привяжет оплату к сделке.
После настройки Zap работает автоматически.
Что понадобится для подключения
Перед началом работы подготовьте:
аккаунт в Zapier (для большинства сценариев достаточно бесплатного тарифа);
API Key в Finmap (Профиль → API); Важно! Для работы интеграции не удаляйте сгенерированный ключ.
API Pipedrive (Personal Preferences - API).
Какие события поддерживает Pipedrive
Событие Pipedrive | Когда использовать | На что обратить внимание |
New Deal | Если каждая новая сделка должна автоматически создавать проект или будущий платёж в Finmap. | Подходит компаниям, которые ведут финансовое планирование в Finmap с момента создания сделки. |
Updated Deal Stage | Если финансовые действия должны запускаться после перехода сделки на определённый этап. | Рекомендуем использовать только ключевые этапы, например Payment Expected, Won, Contract Signed. Не запускайте автоматизацию на каждое изменение статуса. |
Updated Deal | Если после изменения суммы, ожидаемой даты закрытия или других финансово важных параметров нужно обновить плановый платёж в Finmap. | Рекомендуется использовать только для сделок, которые уже находятся на определённом этапе воронки (например, Payment Expected или Won). Это поможет избежать постоянного обновления финансового прогноза для неподтверждённых сделок. |
New Lead | Если нужно формировать предварительный финансовый прогноз или резервировать потенциальный доход. | В большинстве случаев не рекомендуется, поскольку Lead ещё не является подтверждённой сделкой. |
New Organization | Если организации используются как контрагенты в Finmap. | Если контрагенты создаются автоматически при создании финансовых операций, отдельная синхронизация не нужна. |
New Person | Если контактные лица используются в ваших автоматизациях или финансовой аналитике. | Для большинства компаний достаточно синхронизации организаций. |
New Project | Если проекты используются одновременно в Pipedrive и Finmap. | Позволяет поддерживать единую структуру проектов в двух системах. |
New Activity | Если определённые активности должны запускать финансовый процесс или создание планового платежа. | Целесообразно использовать только для специальных бизнес-процессов. |
New Note | Обычно не используется. | Заметки не влияют на управленческий учёт. |
Настройка интеграции
Шаг 1. Создайте новый Zap
Войдите в Zapier и нажмите Create Zap.
Шаг 2. Настройте триггер PipeDrive
В поле Trigger найдите приложение PipeDrive.
Далее выберите один из рекомендованных триггеров и подключите аккаунт Pipedrive.
Шаг 3. Настройте action Finmap
Нажмите + под триггером.
Выберите приложение Finmap
.
Шаг 4. Создайте действие
Выберите, как триггер в Pipedrive должен влиять на Finmap.
Сделайте маппинг полей, чтобы Pipedrive передавал Finmap данные в правильные места.
Шаг 5. Проверьте интеграцию
Нажмите Test Step.
Шаг 6. Опубликуйте Zap
Нажмите Publish или Turn On Zap.
После этого интеграция начнёт работать автоматически.
Рекомендованные сценарии интеграции
Сценарий 1. Автоматическое создание проекта или планового платежа
Когда использовать: Если после создания новой сделки нужно сразу начать финансовое планирование.
Используйте: New Deal - создание проекта или будущего платежа в Finmap.
Результат: Вы можете сразу планировать доходы и расходы, связанные с новой сделкой, ещё до получения первой оплаты.
Сценарий 2. Автоматическое создание финансовых событий после смены этапа
Когда использовать: Если определённый этап воронки означает, что настало время планировать или ожидать оплату.
Например:
Payment Expected — клиенту выставлен счёт и ожидается оплата.
Won — сделка успешно завершена.
Используйте: Updated Deal Stage - создание или обновление будущего платежа в Finmap.
Результат: Cash Flow автоматически учитывает ожидаемые поступления на основе актуального статуса сделки.
Сценарий 3. Автоматическое обновление финансового прогноза
Когда использовать: если после перехода сделки на финальный этап менеджер изменил:
сумму сделки;
дату ожидаемой оплаты;
другие параметры, влияющие на финансовый прогноз.
Используйте:
Updated Deal
↓
Обновление будущего платежа в Finmap.
Важно
Рекомендуем использовать этот сценарий только для сделок, которые уже находятся на определённых этапах, например Payment Expected или Won. Это поможет избежать лишних изменений финансового прогноза для сделок, которые ещё находятся на ранних стадиях продажи.
Результат: финансовый прогноз в Finmap всегда соответствует актуальным данным CRM.
Сценарий 4. Синхронизация справочников
Когда использовать: если вы анализируете финансовые показатели по клиентам или проектам.
Используйте
New Organization
New Project
Результат: структура контрагентов и проектов будет одинаковой в Pipedrive и Finmap, что упростит построение управленческой отчётности.
Обратная интеграция: Finmap → Pipedrive
Кроме передачи информации из Pipedrive в Finmap, можно настроить и обратный сценарий.
Самый распространённый пример — автоматически привязывать оплату из Finmap к соответствующей сделке в Pipedrive.
Бизнес-кейс
После поступления средств менеджеру не нужно вручную открывать CRM и отмечать, что клиент оплатил счёт.
Zapier может автоматически:
обновить статус сделки;
записать сумму полученной оплаты;
записать дату последнего платежа;
перевести сделку на следующий этап.
Как это работает
В Finmap создаётся новая операция или изменяется существующая.
Zapier находит соответствующую сделку в Pipedrive.
Данные об оплате автоматически записываются в CRM.
Главное условие
Такой сценарий возможен только тогда, когда между операцией в Finmap и сделкой в Pipedrive существует уникальный параметр, по которому их можно сопоставить.
Это может быть:
Deal ID;
номер договора;
номер счёта (Invoice Number);
номер заказа;
внешний ID;
любое другое уникальное поле, которое присутствует в обеих системах.
Без такого параметра Zapier не сможет определить, к какой именно сделке нужно привязать оплату.
Пример
В Pipedrive каждая сделка имеет поле Invoice Number.
При создании операции в Finmap это значение также записывается в комментарий или отдельное пользовательское поле.
После поступления средств Zapier:
находит сделку по Invoice Number;
обновляет информацию об оплате;
при необходимости переводит сделку на следующий этап.
Результат
Менеджер всегда видит актуальный статус оплаты без ручного обновления CRM.
Как избежать ошибок
Перед запуском интеграции рекомендуем определить:
Какая система является основной?
Pipedrive — источник информации о продажах.
Finmap — источник информации о финансовых операциях.
Не создавайте одно и то же финансовое событие одновременно в обеих системах.
Используйте уникальный идентификатор
Для двусторонней синхронизации рекомендуем использовать одно общее поле:
Deal ID;
Invoice Number;
Contract Number;
External ID.
Именно по этому значению Zapier сможет найти нужную сделку и обновить её.
Не создавайте дубликаты плановых платежей
Если после создания сделки в Finmap уже был создан будущий платёж, после фактического поступления средств рекомендуем выполнять Match между плановой и реальной операцией, а не создавать новую запись.
Типичные ошибки
Автоматическое создание финансовой операции после каждого изменения этапа сделки — это может привести к дублированию плановых платежей.
Использование Updated Deal для всех сделок независимо от этапа — финансовый прогноз будет постоянно меняться из-за ещё не подтверждённых продаж.
Отсутствие общего идентификатора между Pipedrive и Finmap — Zapier не сможет найти нужную сделку для обновления.
Создание фактического дохода сразу после создания Deal — сделка ещё не гарантирует поступление средств.
Отсутствие Match между плановым и фактическим платежом — одна и та же сделка может дважды повлиять на финансовую отчётность.