Зміст
Інтеграція Pipedrive із Finmap через Zapier
Поєднайте продажі та фінансовий облік в єдиному процесі
Якщо ваша команда працює в Pipedrive, а управлінський облік веде у Finmap, Zapier допоможе автоматично передавати інформацію між сервісами.
Завдяки інтеграції ви можете автоматизувати створення проєктів, планових платежів, синхронізацію клієнтів та оновлення фінансових даних без ручного дублювання інформації.
Важливо. Pipedrive є CRM-системою та відповідає за роботу з лідами, угодами й клієнтами. Finmap використовується для управлінського обліку, контролю Cash Flow та фінансової аналітики. Інтеграція повинна доповнювати роботу обох систем, а не дублювати одні й ті самі дані.
Як працює Zapier
Zapier — це сервіс автоматизації, який дозволяє передавати дані між різними системами без програмування.
Будь-яка автоматизація складається з двох частин.
Trigger (тригер)
Подія, яка запускає автоматизацію.
Наприклад:
створено нову угоду;
угоду переведено на новий етап;
змінено суму угоди.
Action (дія)
Дія, яку Zapier виконає після спрацювання тригера.
Наприклад:
створить проєкт у Finmap;
створить плановий платіж;
оновить фінансовий прогноз;
прив'яже оплату до угоди.
Після налаштування Zap працює автоматично.
Що знадобиться для підключення
Перед початком роботи підготуйте:
акаунт у Zapier (для більшості сценаріїв достатньо безкоштовного тарифу);
API Key у Finmap (Профіль → API); Важливо! Для роботи інтеграції не видаляйте згенерований ключ.
API Pipedrive (Personal Preferences - API).
Які події підтримує Pipedrive
Подія Pipedrive | Коли використовувати | На що звернути увагу |
New Deal | Якщо кожна нова угода повинна автоматично створювати проєкт або плановий платіж у Finmap. | Підходить для компаній, які ведуть фінансове планування в Finmap від моменту створення угоди. |
Updated Deal Stage | Якщо фінансові дії повинні запускатися після переходу угоди на певний етап. | Рекомендуємо використовувати лише ключові етапи, наприклад Payment Expected, Won, Contract Signed. Не запускайте автоматизацію на кожну зміну статусу. |
Updated Deal | Якщо після зміни суми, очікуваної дати закриття або інших фінансово важливих параметрів потрібно оновити плановий платіж у Finmap. | Рекомендується використовувати лише для угод, які вже знаходяться на визначеному етапі воронки (наприклад, Payment Expected або Won). Це допоможе уникнути постійного оновлення фінансового прогнозу для непідтверджених угод. |
New Lead | Якщо потрібно формувати попередній фінансовий прогноз або резервувати потенційний дохід. | У більшості випадків не рекомендується, оскільки Lead ще не є підтвердженою угодою. |
New Organization | Якщо організації використовуються як контрагенти у Finmap. | Якщо контрагенти створюються автоматично під час створення фінансових операцій, окрема синхронізація не потрібна. |
New Person | Якщо контактні особи використовуються у ваших автоматизаціях або фінансовій аналітиці. | Для більшості компаній достатньо синхронізації організацій. |
New Project | Якщо проєкти використовуються одночасно у Pipedrive та Finmap. | Дозволяє підтримувати єдину структуру проєктів у двох системах. |
New Activity | Якщо певні активності повинні запускати фінансовий процес або створення планового платежу. | Доцільно використовувати лише для спеціальних бізнес-процесів. |
New Note | Зазвичай не використовується. | Нотатки не впливають на управлінський облік. |
Налаштування інтеграції
Крок 1. Створіть новий Zap
Увійдіть у Zapier та натисніть Create Zap.
Крок 2. Налаштуйте тригер PipeDrive
У полі Trigger знайдіть застосунок PipeDrive.
Далі оберіть один з рекомендованих тригерів та під’єднайте акаунт Pipedrive.
Крок 3. Налаштуйте action Finmap
Натисніть + під тригером.
Оберіть застосунок Finmap
.
Крок 4. Створіть дію
Виберіть, як тригер у Pipedrive має впливати на Finmap.
Зробіть мапінг полів, щоб Pipedrive передавав Finmap дані у правильні місця.
Крок 5. Перевірте інтеграцію
Натисніть Test Step.
Крок 6. Опублікуйте Zap
Натисніть Publish або Turn On Zap.
Після цього інтеграція почне працювати автоматично.
Рекомендовані сценарії інтеграції
Сценарій 1. Автоматичне створення проєкту або планового платежу
Коли використовувати: Якщо після створення нової угоди потрібно одразу розпочати фінансове планування.
Використовуйте: New Deal - Створення проєкту або планового платежу у Finmap.
Результат: Ви можете одразу планувати доходи та витрати, пов'язані з новою угодою, ще до отримання першої оплати.
Сценарій 2. Автоматичне створення фінансових подій після зміни етапу
Коли використовувати: Якщо певний етап воронки означає, що настав час планувати або очікувати оплату.
Наприклад:
Payment Expected — клієнту виставлено рахунок і очікується оплата.
Won — угода успішно завершена.
Використовуйте: Updated Deal Stage - Створення або оновлення планового платежу у Finmap.
Результат: Cash Flow автоматично враховує очікувані надходження на основі актуального статусу угоди.
Сценарій 3. Автоматичне оновлення фінансового прогнозу
Коли використовувати: якщо після переходу угоди на фінальний етап менеджер змінив:
суму угоди;
дату очікуваної оплати;
інші параметри, що впливають на фінансовий прогноз.
Використовуйте:
Updated Deal
↓
Оновлення планового платежу у Finmap.
Важливо
Рекомендуємо використовувати цей сценарій лише для угод, які вже знаходяться на визначених етапах, наприклад Payment Expected або Won. Це допоможе уникнути зайвих змін фінансового прогнозу для угод, які ще перебувають на ранніх стадіях продажу.
Результат: фінансовий прогноз у Finmap завжди відповідає актуальним даним CRM.
Сценарій 4. Синхронізація довідників
Коли використовувати: якщо ви аналізуєте фінансові показники за клієнтами або проєктами.
Використовуйте
New Organization
New Project
Результат: структура контрагентів і проєктів буде однаковою у Pipedrive та Finmap, що спростить побудову управлінської звітності.
Зворотна інтеграція: Finmap → Pipedrive
Окрім передачі інформації з Pipedrive до Finmap, можна налаштувати і зворотний сценарій.
Найпоширеніший приклад — автоматично прив'язувати оплату з Finmap до відповідної угоди в Pipedrive.
Бізнес-кейс
Після надходження коштів менеджеру не потрібно вручну відкривати CRM та відзначати, що клієнт оплатив рахунок.
Zapier може автоматично:
оновити статус угоди;
записати суму отриманої оплати;
записати дату останнього платежу;
перевести угоду на наступний етап.
Як це працює
У Finmap створюється нова операція або змінюється існуюча.
Zapier знаходить відповідну угоду у Pipedrive.
Дані про оплату автоматично записуються в CRM.
Головна умова
Такий сценарій можливий лише тоді, коли між операцією у Finmap та угодою у Pipedrive існує унікальний параметр, за яким їх можна зіставити.
Це може бути:
Deal ID;
номер договору;
номер рахунку (Invoice Number);
номер замовлення;
зовнішній ID;
будь-яке інше унікальне поле, яке присутнє в обох системах.
Без такого параметра Zapier не зможе визначити, до якої саме угоди потрібно прив'язати оплату.
Приклад
У Pipedrive кожна угода має поле Invoice Number.
Під час створення операції у Finmap це значення також записується в коментар або окреме користувацьке поле.
Після надходження коштів Zapier:
знаходить угоду за Invoice Number;
оновлює інформацію про оплату;
за потреби переводить угоду на наступний етап.
Результат
Менеджер завжди бачить актуальний статус оплати без ручного оновлення CRM.
Як уникнути помилок
Перед запуском інтеграції рекомендуємо визначити:
Яка система є основною?
Pipedrive — джерело інформації про продажі.
Finmap — джерело інформації про фінансові операції.
Не створюйте одну й ту саму фінансову подію одночасно в обох системах.
Використовуйте унікальний ідентифікатор
Для двосторонньої синхронізації рекомендуємо використовувати одне спільне поле:
Deal ID;
Invoice Number;
Contract Number;
External ID.
Саме за цим значенням Zapier зможе знайти потрібну угоду та оновити її.
Не створюйте дублікати планових платежів
Якщо після створення угоди у Finmap вже було створено плановий платіж, після фактичного надходження коштів рекомендуємо виконувати Match між плановою та реальною операцією, а не створювати новий запис.
Типові помилки
Автоматичне створення фінансової операції після кожної зміни етапу угоди — це може призвести до дублювання планових платежів.
Використання Updated Deal для всіх угод незалежно від етапу — фінансовий прогноз буде постійно змінюватися через ще не підтверджені продажі.
Відсутність спільного ідентифікатора між Pipedrive та Finmap — Zapier не зможе знайти потрібну угоду для оновлення.
Створення фактичного доходу одразу після створення Deal — угода ще не гарантує надходження коштів.
Відсутність Match між плановим і фактичним платежем — одна й та сама угода може двічі вплинути на фінансову звітність.