Интеграция RoApp с Finmap через Apix-Drive

Что такое Apix-Drive

Apix-Drive — это no-code платформа для автоматизации, которая позволяет передавать данные между разными сервисами без написания кода.

В случае интеграции с Finmap схема работы выглядит так:

RoApp → Apix-Drive → Finmap

Apix-Drive отслеживает изменения в RoApp и автоматически создаёт соответствующие финансовые операции в Finmap.

Как работает интеграция

Для настройки интеграции необходимо:

1. Выбрать RoApp как систему-источник.

2. Выбрать событие, которое будет запускать автоматизацию.

3. Авторизоваться в RoApp.

4. Подключить Finmap.

5. Замапить поля.

6. Запустить интеграцию.

После этого новые события будут автоматически передаваться в Finmap.

Шаг 1. Создайте новое подключение

В кабинете Apix-Drive создайте новый Connection.

В качестве системы-источника выберите:

RoApp

Шаг 2. Выберите триггер

RoApp поддерживает следующие события.

Get CLIENTS (new)

Запускается после создания нового клиента.

Подходит для синхронизации клиентской базы, но редко используется для создания финансовых операций.

Get ORDERS (new)

Запускается после создания нового заказа.

Используется для автоматического создания плановых или фактических поступлений в Finmap.

Get ORDERS (modified)

Запускается после изменения заказа.

Например:

• изменилась сумма;

• изменился состав заказа;

• изменились условия или дата выполнения.

Позволяет учитывать изменения финансовой информации.

Get ORDERS by stage (new)

Запускается после перехода заказа в определённый статус.

Например:

• Оплачен

• Выполнен

• Закрыт

Это наиболее рекомендованный триггер для интеграции с Finmap, поскольку позволяет создавать финансовые операции только после достижения нужного этапа.

Get SALES (new)

Запускается после создания новой продажи.

Это один из лучших сценариев интеграции, ведь продажа обычно уже означает завершённую коммерческую операцию.

Get INVOICE (new)

Запускается после создания нового счёта.

Может использоваться для автоматического создания плановых поступлений, если компания работает по счетам.

Get APPEALS (new)

Запускается после создания нового обращения.

Обычно используется для автоматизации сервисных процессов и не применяется для финансового учёта.

Шаг 3. Подключите аккаунт RoApp

Авторизуйтесь в своём аккаунте RoApp и предоставьте Apix-Drive необходимые разрешения.

Шаг 4. Выберите систему-приёмник

В качестве системы назначения выберите:

Finmap

Сгенерировать ключ API Finmap можно здесь: https://my.finmap.online/settings/api

Шаг 5. Выберите действие в Finmap

Сейчас через Apix-Drive можно создавать три типа операций.

Add RECEIPT

Создание поступления.

Используется для:

• оплат клиентов;

• продаж;

• оплат счетов;

• выручки.

Add COST

Создание расхода.

Подходит для:

• закупок;

• комиссий;

• сервисных расходов;

• других расходов компании.

Add TRANSFER

Создание перевода между счетами компании.

Для интеграции с RoApp используется нечасто.

Шаг 6. Замапьте поля

Передайте в Finmap необходимые данные:

• сумма;

• валюта;

• дата;

• клиент;

• номер заказа, продажи или счёта;

• комментарий;

• проект;

• счёт.

После этого выполните тестовую передачу данных.

Шаг 7. Запустите интеграцию

Если тест выполнен успешно, включите автоматизацию.

После этого все новые события будут автоматически создавать финансовые операции в Finmap.

Рекомендованные сценарии интеграции

1. Новая продажа → Поступление в Finmap ⭐⭐⭐⭐⭐

Trigger

Get SALES (new)

Action

Add RECEIPT

Лучший сценарий для большинства компаний. Новая продажа автоматически создаёт поступление в Finmap.

2. Заказ перешёл в статус «Оплачен» → Поступление ⭐⭐⭐⭐⭐

Trigger

Get ORDERS by stage (new)

Например:

• Оплачен

• Выполнен

• Закрыт

Action

Add RECEIPT

Рекомендованный сценарий, который позволяет учитывать только фактически завершённые продажи.

3. Новый заказ → Плановое поступление ⭐⭐⭐⭐☆

Trigger

Get ORDERS (new)

Action

Add RECEIPT

Подходит компаниям, которые хотят видеть ожидаемые поступления ещё до момента оплаты.

4. Новый счёт → Плановое поступление ⭐⭐⭐⭐☆

Trigger

Get INVOICE (new)

Action

Add RECEIPT

Оптимальный вариант для бизнесов, которые работают по выставленным счетам. Это позволяет отображать будущие поступления и контролировать оплату.

5. Изменение заказа → Обновление финансовой информации ⭐⭐⭐⭐☆

Trigger

Get ORDERS (modified)

Action

Add RECEIPT

Позволяет автоматически учитывать изменения стоимости или других финансовых параметров заказа.

Если заказ может редактироваться несколько раз, рекомендуется предусмотреть логику защиты от дублирования операций.

6. Новый клиент → Автоматическое создание финансовой операции ⭐⭐☆☆☆

Trigger

Get CLIENTS (new)

Action

Add RECEIPT или Add COST

Используется только в специфических бизнес-процессах, когда финансовый учёт начинается сразу после создания нового клиента.

На что обратить внимание

• Если одновременно используются Get ORDERS (new), Get ORDERS (modified) и Get ORDERS by stage, необходимо настроить логику так, чтобы одна и та же операция не создавалась несколько раз.

• Для большинства компаний лучшим вариантом является создание поступления после перехода заказа в статус «Оплачен» или использование триггера Get SALES (new), если продажа в RoApp уже означает завершённую финансовую операцию.

• Если бизнес работает по счетам, рекомендуется использовать Get INVOICE (new) для создания плановых поступлений, а после фактической оплаты — обновлять их или создавать отдельную фактическую операцию в соответствии с внутренним процессом компании.

• Во избежание дублирования рекомендуется передавать уникальный идентификатор заказа, продажи или счёта (Order ID, Sale ID или Invoice ID), чтобы Finmap мог корректно сопоставлять записи между системами.