Інтеграція Odoo та Finmap через Zapier

Що таке Odoo?

Odoo — це ERP-система для автоматизації бізнесу, яка об'єднує CRM, продажі, складський облік, виробництво, фінанси, проєкти, HR, eCommerce та інші бізнес-процеси в єдиній платформі.

За допомогою Zapier Odoo можна інтегрувати з Finmap без необхідності програмування. Це дозволяє автоматично передавати фінансові операції до Finmap при появі нових лідів, продажів або інших подій у системі.

Примітка. У Zapier доступні дві інтеграції:

• Odoo CRM — підтримує лише роботу з лідами (тригер New Lead);
• Odoo ERP Self Hosted — підтримує декілька модулів Odoo та є рекомендованим варіантом для більшості сценаріїв інтеграції з Finmap.

Що знадобиться для підключення

Перед початком роботи підготуйте:

• акаунт у Zapier (для більшості сценаріїв достатньо безкоштовного тарифу);
• API Key у Finmap (Профіль → API) - зверніть увагу, якщо ключ буде видалено або змінено, усі налаштовані сценарії перестануть працювати.
• доступ до Odoo:

Як працює Zapier

Zapier — це сервіс автоматизації, який дозволяє об'єднувати різні системи між собою без програмування. Будь-яка автоматизація (Zap) складається з двох частин.

Trigger (тригер)

Подія, яка запускає автоматизацію. Для Odoo це може бути:

• створення нового ліда;
• створення нової угоди;
• створення нового запису в моделі;
• створення нового товару;
• створення нового завдання;
• або будь-яка інша подія, яку підтримує модуль Odoo.

Action (дія)

Дія, яку Zapier виконає після спрацювання тригера. Наприклад:

• створить дохід у Finmap;
• створить витрату;
• створить переказ між рахунками;
• оновить довідники;
• запустить іншу автоматизацію.

Після одноразового налаштування Zap працює автоматично, а всі нові події з Odoo передаються до Finmap без ручного введення даних.

Як працює інтеграція Odoo та Finmap

Після появи нової події в Odoo Zapier автоматично запускає сценарій та передає необхідні дані до Finmap.

Найчастіше інтеграція використовується для автоматичного створення:

• доходів;
• витрат;
• очікуваних платежів;
• переказів між рахунками.

У результаті всі фінансові операції потрапляють до Finmap автоматично, без дублювання роботи.

Покрокове налаштування

Крок 1. Створіть новий Zap

Увійдіть до Zapier та натисніть Create Zap.

Крок 2. Оберіть Odoo як Trigger

Знайдіть застосунок: Odoo ERP Self Hosted або Odoo CRM, якщо використовуєте лише CRM-модуль.

Крок 3. Оберіть тригер

Для Odoo CRM - Доступний тригер: New Lead

Запускає автоматизацію після створення нового ліда.

Для Odoo ERP Self Hosted - Доступні тригери:

• New Calendar Event
• New Calendar Todo
• New Database
• New Lead/Opportunity
• New Module
• New Note
• New Product
• New Project Task
• New Record
• New User

Більшість тригерів працюють за принципом Polling, тобто Zapier періодично перевіряє Odoo на наявність нових записів.

Крок 4. Підключіть Odoo

Натисніть Sign In. Вкажіть:

• URL Odoo;
• Database;
• логін;
• пароль або API Key.

Після успішного підключення Zapier перевірить доступ до системи.

Крок 5. Додайте Finmap

На наступному кроці виберіть застосунок Finmap. Залежно від вашого сценарію використовуйте одну з дій:

• Create Income — створення доходу;
• Create Expense — створення витрати;
• Create Transfer — створення переказу між рахунками.

Крок 6. Налаштуйте відповідність полів

Передайте до Finmap необхідні дані:

• сума;
• дата;
• контрагент;
• категорія;
• рахунок;
• проєкт;
• валюта;
• коментар.

За потреби можна використовувати й інші поля, доступні в Odoo.

Крок 7. Перевірте інтеграцію

Запустіть тест. Переконайтеся, що операція успішно створилася у Finmap. Після успішного тестування натисніть Publish, щоб активувати Zap.

Що можна автоматизувати

Інтеграція Odoo з Finmap дозволяє автоматизувати передачу практично будь-яких фінансових операцій між системами. Найпоширеніші сценарії:

Передача підтверджених продажів

Trigger

New Record

або

New Lead/Opportunity

Action

Create Income

Коли використовувати

Для автоматичного створення доходу після підтвердження продажу або переходу угоди на фінальний етап.

Створення очікуваних платежів

Trigger

New Lead/Opportunity

Action

Create Income

Коли використовувати

Якщо продаж уже погоджений, але кошти ще не отримані. Це дозволяє вести платіжний календар у Finmap.

Рекомендуємо запускати інтеграцію після переходу угоди на етап, який означає очікування оплати (наприклад, Payment Expected, Quotation Accepted або аналогічний у вашому процесі), а не одразу після створення ліда.

Автоматичний облік витрат

Trigger

New Record

Action

Create Expense

Коли використовувати

Якщо в Odoo створюються закупівлі, витрати або інші фінансові документи.

Передача даних із власних моделей Odoo

Trigger

New Record

Action

Create Income або Create Expense

Коли використовувати

Якщо у вашій компанії використовуються власні модулі або кастомні бізнес-процеси.

Автоматичний облік продажів товарів

Trigger

New Product

або

New Record

Action

Create Income

Коли використовувати

Якщо створення товару або продаж супроводжується фінансовою операцією, яку потрібно автоматично передати до Finmap.

Рекомендації

• Передавайте до Finmap лише фінансово значущі події (підтверджені продажі, погоджені рахунки, завершені операції), а не всі записи CRM.
• Використовуйте унікальний ідентифікатор документа або операції для запобігання дублюванню транзакцій.
• Якщо потрібно оновлювати статус уже створених платежів (наприклад, після фактичної оплати), створіть окремий сценарій для синхронізації змін.

Обмеження інтеграції

• Інтеграція працює через Polling, тому нові записи можуть передаватися до Finmap із невеликою затримкою.
• Набір доступних тригерів залежить від модулів, встановлених у вашому Odoo (CRM, Projects, Calendar, Inventory, eCommerce тощо).
• Для роботи інтеграції необхідно мати доступ до вашого сервера Odoo (URL, Database та облікові дані).
• Якщо використовується тригер New Record, рекомендується чітко визначити модель Odoo, з якої передаватимуться дані, щоб уникнути обробки зайвих записів.
• Якщо необхідно синхронізувати зміни вже існуючих записів, може знадобитися окремий сценарій у Zapier, оскільки більшість тригерів реагують лише на створення нових об'єктів.