Зміст
Інтеграція Xero із Finmap через Zapier
Поєднайте бухгалтерський та управлінський облік завдяки синхронізації Xero із Finmap через Zapier
Якщо ви ведете бухгалтерський облік у Xero, а Finmap використовуєте для управління фінансами бізнесу, Zapier допоможе автоматично передавати події між сервісами.
Завдяки інтеграції можна:
автоматично створювати фінансові операції;
планувати майбутні надходження та витрати;
синхронізувати клієнтів і проєкти;
мінімізувати ручне дублювання даних.
Важливо. Xero та Finmap виконують різні задачі. Xero відповідає за бухгалтерський облік і первинні документи, тоді як Finmap використовується для управління Cash Flow, планування та фінансової аналітики. Перед налаштуванням інтеграції рекомендуємо визначити, яка із систем буде основним джерелом фінансових даних.
Як працює Zapier
Zapier — це сервіс автоматизації, який дозволяє передавати дані між різними системами без програмування.
Будь-яка автоматизація складається з двох частин.
Trigger (тригер)
Подія, яка запускає автоматизацію.
Наприклад:
створено новий рахунок;
отримано оплату;
створено банківську транзакцію.
Action (дія)
Дія, яку Zapier виконує після спрацювання тригера.
Наприклад:
створює операцію у Finmap;
створює плановий платіж;
оновлює фінансовий прогноз;
створює проєкт або контрагента.
Після налаштування Zap працює автоматично.
Що знадобиться для підключення
Перед початком роботи підготуйте:
акаунт у Zapier (для більшості сценаріїв достатньо безкоштовного тарифу);
API Key у Finmap (Профіль → API); Важливо! Для роботи інтеграції не видаляйте згенерований ключ.
API Key Xero (як його сформувати - читайте тут).
Які події підтримує Xero
Подія Xero | Коли використовувати | На що звернути увагу |
New Bank Transaction | Якщо банківський рахунок не підключений безпосередньо до Finmap. У цьому випадку Xero може бути джерелом банківських операцій. | Якщо банк уже синхронізується з Finmap, не використовуйте цей тригер. Інакше одна операція буде створена двічі. |
New Payment | Якщо оплати реєструються у Xero і не потрапляють до Finmap іншим способом. | Якщо банк уже інтегрований із Finmap, використання цього тригера призведе до дублювання платежів. |
New Reconciled Payment | Якщо потрібно передавати до Finmap лише остаточно підтверджені та звірені платежі. | Це більш безпечний сценарій, ніж New Payment, якщо у Xero використовується процес банківської звірки (Bank Reconciliation). |
New Bill | Якщо потрібно автоматично створювати майбутні витрати або планові платежі у Finmap. | Bill не означає фактичне списання коштів. Створюйте на його основі плановий платіж і після оплати виконуйте Match із реальною операцією у Finmap. |
New Sales Invoice | Якщо потрібно створювати майбутні надходження у Finmap. | Invoice ще не означає отримання коштів. Рекомендуємо використовувати його для створення планового платежу, а після оплати зіставляти його з фактичною операцією. |
Updated Sales Invoice | Якщо після створення рахунку змінилася сума, дата оплати або інші параметри. | Дозволяє автоматично оновлювати плановий платіж у Finmap, якщо він ще не був оплачений. |
Overdue Sales Invoice | Якщо потрібно контролювати прострочені платежі. | Можна використовувати для створення задач, нагадувань або автоматичного оновлення статусу планового платежу у Finmap. |
New Contact | Якщо контрагенти використовуються для аналітики у Finmap. | Якщо контрагенти автоматично створюються під час імпорту фінансових операцій, окрема синхронізація не потрібна. |
New or Updated Contact | Якщо важливо підтримувати єдиний довідник контрагентів у двох системах. | Підійде компаніям, які регулярно оновлюють інформацію про клієнтів або постачальників. |
New Project | Якщо проєкти використовуються одночасно у Xero та Finmap. | Дозволяє підтримувати однакову структуру проєктів у двох системах. |
New Quote | Якщо потрібно створювати попередній фінансовий прогноз. | Quote ще не є фінансовим зобов'язанням, тому рекомендується використовувати його лише для внутрішнього прогнозування, а не для створення фінансових операцій. |
Налаштування інтеграції
Крок 1. Створіть новий Zap
Увійдіть у Zapier та натисніть Create Zap.
Крок 2. Налаштуйте тригер Xero
У полі Trigger знайдіть застосунок Xero.
Далі оберіть один з рекомендованих тригерів та під’єднайте акаунт Xero.
Крок 3. Налаштуйте action Finmap
Натисніть + під тригером.
Оберіть застосунок Finmap
.
Крок 4. Створіть дію
Виберіть, як тригер у Xero має впливати на Finmap.
Зробіть мапінг полів, щоб Xero передавав Finmap дані у правильні місця.
Крок 5. Перевірте інтеграцію
Натисніть Test Step.
Крок 6. Опублікуйте Zap
Натисніть Publish або Turn On Zap.
Після цього інтеграція почне працювати автоматично.
Рекомендовані сценарії інтеграції
Сценарій 1. Xero — основне джерело руху коштів
Коли використовувати
банківські рахунки не підключені до Finmap;
бухгалтерський облік ведеться у Xero;
саме Xero є джерелом інформації про рух коштів.
Рекомендуємо використовувати
✅ New Bank Transaction
✅ New Payment або New Reconciled Payment
Результат
Фактичні надходження та витрати автоматично створюються у Finmap без ручного внесення.
Рекомендація. Якщо у Xero використовується банківська звірка (Bank Reconciliation), краще використовувати New Reconciled Payment. Це гарантує, що до Finmap потраплять лише підтверджені платежі.
Сценарій 2. Планування планових платежів
Коли використовувати
Якщо Finmap використовується для планування Cash Flow.
Рекомендуємо використовувати
✅ New Sales Invoice → створення майбутнього надходження;
✅ New Bill → створення майбутньої витрати.
Як це працює
Після створення Invoice або Bill у Xero у Finmap автоматично створюється плановий платіж.
Після фактичного отримання або списання коштів цей платіж потрібно зіставити (Match) із реальною операцією.
Результат
Ви отримуєте актуальний прогноз руху коштів і можете аналізувати різницю між плановими та фактичними платежами.
Сценарій 3. Автоматичне оновлення фінансового прогнозу
Коли використовувати
Якщо після створення Sales Invoice змінилися:
сума;
дата оплати;
інші параметри, що впливають на прогноз.
Використовуйте
Updated Sales Invoice
↓
Оновлення планового платежу у Finmap.
Результат
Планові платежі у Finmap завжди відповідають актуальним даним із Xero.
Сценарій 4. Контроль прострочених оплат
Коли використовувати
Якщо потрібно оперативно бачити рахунки, за якими клієнт прострочив оплату.
Використовуйте
Overdue Sales Invoice
↓
Оновлення статусу планового платежу або створення задачі у Finmap.
Результат
Команда бачить прострочені надходження та може швидше реагувати на затримки оплат.
Сценарій 5. Синхронізація довідників
Коли використовувати
Якщо ви аналізуєте фінансові показники за контрагентами або проєктами.
Використовуйте
✅ New Contact
✅ New or Updated Contact
✅ New Project
Результат
Контрагенти та проєкти матимуть однакову структуру в Xero та Finmap.
Зворотна інтеграція: Finmap → Xero
Окрім передачі даних із Xero до Finmap, можна налаштувати і зворотний сценарій.
Наприклад:
після створення операції у Finmap оновити статус рахунку у Xero;
передати інформацію про оплату;
оновити дату фактичного платежу;
змінити статус документа.
Головна умова
Зворотна синхронізація можлива лише тоді, коли між документом у Xero та операцією у Finmap існує унікальний ідентифікатор.
Це може бути:
Invoice Number;
Bill Number;
External ID;
номер договору;
номер замовлення.
Саме за цим значенням Zapier зможе знайти потрібний документ у Xero та оновити його.
Як уникнути дублювання
Перед запуском інтеграції рекомендуємо відповісти на три запитання.
Чи підключений банк до Finmap?
Якщо так, не використовуйте:
New Bank Transaction;
New Payment;
New Reconciled Payment.
Де вперше з'являється рух коштів?
Одна фінансова операція повинна створюватися лише в одному сервісі.
Чи використовуєте ви планування платежів?
Якщо так, використовуйте:
New Sales Invoice;
New Bill.
Після фактичної оплати виконуйте Match між плановою та реальною операцією у Finmap.
Типові помилки
Одночасне використання банківської інтеграції Finmap і New Bank Transaction із Xero — призводить до дублювання операцій.
Створення фактичного доходу на основі Sales Invoice — рахунок ще не означає надходження коштів.
Створення фактичної витрати на основі Bill — гроші ще не були списані.
Відсутність Match між плановими та фактичними платежами — одна й та сама операція може двічі впливати на Cash Flow.
Відсутність спільного ідентифікатора між Xero та Finmap — неможливо автоматично оновити потрібний документ при зворотній інтеграції.
Після правильного налаштування інтеграції Xero відповідає за бухгалтерський облік і документи, а Finmap — за управління грошовими потоками, фінансове планування та управлінську аналітику. Саме такий розподіл ролей дозволяє уникнути дублювання даних і підтримувати актуальну фінансову інформацію в обох системах.