Зміст
Інтеграція ActiveCampaign із Finmap через Zapier
Автоматизуйте комунікацію з клієнтами на основі фінансових подій
Якщо ActiveCampaign використовується для маркетингових автоматизацій та CRM, а Finmap — для управління фінансами бізнесу, Zapier допоможе автоматично синхронізувати ці процеси.
Завдяки інтеграції можна:
запускати маркетингові сценарії після оплати;
створювати планові платежі після створення угоди;
сегментувати клієнтів залежно від фінансових подій;
синхронізувати контакти між системами.
Важливо. ActiveCampaign не є фінансовою системою. Він відповідає за взаємодію з клієнтами, автоматизації та продажі. Finmap є джерелом фінансових даних, тому інтеграція повинна використовувати фінансові події як тригери для бізнес-процесів, а не дублювати фінансовий облік.
Як працює Zapier
Zapier дозволяє автоматично передавати інформацію між різними системами.
Кожна автоматизація складається з двох частин.
Trigger (тригер)
Подія, яка запускає автоматизацію. Наприклад:
створено нову угоду;
контакт отримав тег;
почалася email-кампанія;
створено новий контакт.
Action (дія)
Дія, яку виконає Zapier. Наприклад:
створить плановий платіж;
створить проєкт;
оновить статус клієнта;
запустить нову автоматизацію.
Що знадобиться для підключення
Перед початком роботи підготуйте:
акаунт у Zapier (для більшості сценаріїв достатньо безкоштовного тарифу);
API Key у Finmap (Профіль → API); Важливо! Для роботи інтеграції не видаляйте згенерований ключ.
API ActiveCampaign (Деталі - тут).
Які події підтримує ActiveCampaign
Подія ActiveCampaign | Коли використовувати | На що звернути увагу |
New Deal Added or Updated | Якщо після створення або оновлення угоди потрібно створити або оновити плановий платіж у Finmap. | Найкраще використовувати лише для угод на визначених етапах (наприклад, Payment Expected або Won), щоб не оновлювати фінансовий прогноз при кожній зміні угоди. |
New Contact | Якщо новий клієнт повинен автоматично з'явитися у Finmap як контрагент. | Доцільно лише тоді, коли контрагенти використовуються для аналітики або зв'язку платежів із конкретними клієнтами. |
New or Updated Contact | Якщо потрібно підтримувати однакову базу клієнтів у двох системах. | Якщо контрагенти створюються автоматично під час створення операцій у Finmap, окрема синхронізація не потрібна. |
Tag Added or Removed From Contact | Якщо певні теги повинні впливати на фінансові процеси або навпаки. | Наприклад, тег VIP, Subscription, Partner може автоматично створювати проєкт або змінювати категорію клієнта у Finmap. |
New Campaign Starts Sending | Якщо запуск маркетингової кампанії повинен створити фінансовий прогноз. | Доцільно використовувати лише для великих кампаній, де потрібно прогнозувати майбутні надходження. |
New Campaign Open | Якщо потрібно запускати додаткові автоматизації після відкриття кампанії. | Зазвичай не використовується для інтеграції з Finmap, оскільки відкриття листа не є фінансовою подією. |
New Campaign Link Click | Якщо клієнт проявив інтерес до комерційної пропозиції. | Може використовуватися для створення задач або фінансового прогнозу, але не для створення фінансових операцій. |
Deal Task Completed | Якщо після виконання задачі потрібно створити фінансову дію. | Наприклад, після завершення задачі «Підготувати договір» автоматично створити плановий платіж у Finmap. |
New Contact Task | Якщо виконання задачі означає перехід до нового фінансового етапу. | Доцільно використовувати лише для спеціальних бізнес-процесів. |
New Contact Note / New Deal Note | Зазвичай не використовується. | Нотатки не впливають на фінансовий облік. |
Налаштування інтеграції
Крок 1. Створіть новий Zap
Увійдіть у Zapier та натисніть Create Zap.
Крок 2. Налаштуйте тригер ActiveCampaign
У полі Trigger знайдіть застосунок ActiveCampaign
Далі оберіть один з рекомендованих тригерів та під’єднайте акаунт ActiveCampaign.
Крок 3. Налаштуйте action Finmap
Натисніть + під тригером. Оберіть застосунок Finmap
.
Крок 4. Створіть дію
Виберіть, який тригер у ActiveCampaign має впливати на Finmap.
Зробіть мапінг полів, щоб Active передавав Finmap дані у відповідні поля.
Крок 5. Перевірте інтеграцію
Натисніть Test Step.
Крок 6. Опублікуйте Zap
Натисніть Publish або Turn On Zap.
Після цього інтеграція почне працювати автоматично.
Рекомендовані сценарії інтеграції
Сценарій 1. Автоматичне створення планового платежу
Коли використовувати: якщо менеджери працюють в ActiveCampaign, а фінансове планування ведеться у Finmap.
Використовуйте: New Deal Added or Updated - Створення планового платежу у Finmap.
Рекомендуємо запускати автоматизацію лише тоді, коли угода переходить на етапи, що означають високу ймовірність оплати, наприклад: Payment Expected, Won
Результат: Очікувані надходження автоматично потрапляють до платіжного календаря Finmap.
Сценарій 2. Єдина база клієнтів
Коли використовувати: Якщо ви аналізуєте фінансові показники за контрагентами.
Використовуйте: New Contact, New or Updated Contact
Результат: Контрагенти автоматично синхронізуються між ActiveCampaign та Finmap.
Сценарій 3. Сегментація клієнтів
Коли використовувати: Якщо теги в ActiveCampaign використовуються для різних фінансових сценаріїв.
Використовуйте: Tag Added or Removed From Contact - Оновлення категорії або проєкту у Finmap.
Результат: Клієнти автоматично потрапляють до потрібної категорії управлінського обліку.
Наприклад:
Partner
VIP
Subscription
Corporate
Сценарій 4. Планування доходів від маркетингових кампаній
Коли використовувати: Якщо великі email-кампанії безпосередньо впливають на продажі.
Використовуйте: New Campaign Starts Sending - Створення прогнозного доходу або проєкту у Finmap.
Результат: Можна аналізувати ефективність маркетингових кампаній разом із фінансовими результатами.
Зворотна інтеграція: Finmap → ActiveCampaign
Найбільшу цінність має саме цей напрямок інтеграції.
Фінансові події можуть автоматично запускати маркетингові сценарії.
Бізнес-кейс 1. Клієнт оплатив рахунок
Finmap
↓
New Operation
↓
Find Contact
↓
Add Tag
↓
Start Automation
Результат
Після отримання оплати клієнт автоматично:
отримує тег Paid;
запускається онбординг;
отримує welcome-лист;
перестає отримувати нагадування про оплату.
Бізнес-кейс 2. Прострочена оплата
Якщо у Finmap прострочений плановий платіж або очікуване надходження не було закрите вчасно:
Finmap
↓
Updated Operation
↓
Find Contact
↓
Start Automation
Результат
ActiveCampaign може автоматично:
надіслати нагадування;
створити задачу менеджеру;
перевести клієнта в сегмент Overdue.
Бізнес-кейс 3. Автоматичне оновлення тегів
Після певної фінансової події Finmap може автоматично:
додати тег VIP;
прибрати тег Trial;
додати тег Subscription Active;
додати тег Repeat Customer.
Таким чином маркетингові автоматизації завжди працюють на основі актуального фінансового статусу клієнта.
Головна умова
Для двосторонньої інтеграції потрібно мати унікальний ідентифікатор, який дозволить знайти одного й того самого клієнта в обох системах.
Це може бути:
email (найпоширеніший варіант);
Contact ID;
External ID;
номер договору;
номер рахунку.
Без такого параметра Zapier не зможе визначити, якому саме контакту потрібно додати тег або запустити автоматизацію.
Як уникнути помилок
Перед налаштуванням інтеграції рекомендуємо визначити:
Де зберігаються фінансові дані?
Finmap повинен залишатися єдиним джерелом інформації про рух коштів.
Не рекомендується створювати фінансові операції безпосередньо на основі маркетингових подій, якщо вони ще не підтверджені фінансово.
Не використовуйте ранні події продажу
Наприклад:
відкриття листа;
клік по посиланню;
створення ліда.
Ці події ще не означають майбутній дохід.
Використовуйте спільний ідентифікатор
Для двосторонньої синхронізації рекомендується використовувати:
email;
Contact ID;
External ID.
Типові помилки
Створення фактичного доходу після створення угоди або контакту — це ще не означає отримання коштів.
Використання відкриття email або кліку як тригера для фінансових операцій — маркетингова активність не є фінансовою подією.
Відсутність спільного ідентифікатора між ActiveCampaign і Finmap — неможливо автоматично знайти потрібний контакт.
Запуск кількох автоматизацій на одну й ту саму фінансову подію — це може призвести до дублювання тегів, задач або комунікацій.
Рекомендація
Для інтеграції ActiveCampaign ↔ Finmap найефективніше використовувати Finmap як джерело фінансових подій, а ActiveCampaign — як систему, що реагує на ці події. Такий підхід дозволяє будувати точні автоматизації, засновані не на поведінці користувача, а на реальних фінансових подіях: оплатах, простроченнях, активації підписки чи повторних покупках. Це значно підвищує релевантність комунікації та зменшує кількість ручної роботи для команди.